Onlangs gingen we in een eerste artikel dieper in op de recentste absenteïsmecijfers: daaruit bleek dat met name langdurige afwezigheden in België blijven toenemen. Wat kun je als ondernemer doen om die afwezigheden binnen je bedrijf tot een minimum te beperken? Hieronder enkele tips van Elisabeth Van Steendam, consultant absenteïsme bij Securex.

Afwezigheden: meer dan een praktisch probleem

Absenteïsme is een probleem waar elke werkgever vroeg of laat mee geconfronteerd wordt: mensen worden nu eenmaal ziek. In de praktijk worden die afwezigheden vaak grotendeels gereduceerd tot de zakelijke afhandeling achteraf: wat zijn de procedures, hoe zit het met het ziektebriefje, de opvolging, enzovoort. Het menselijke aspect wordt daarbij vaak een beetje vergeten, zeker in grotere bedrijven. Toch kan het in uw belang zijn om hier net meer aandacht aan te besteden. Door oog te hebben voor het volledige proces – dat wil zeggen, voor alles wat gebeurt vóór, tijdens en na een uitval – verkleint u de kans op afwezigheden, bevordert u een vlotte reïntegratie en beperkt u het risico op herhaalde, langdurige afwezigheden.

Voor de uitval

Het ideaal is natuurlijk om afwezigheden zo veel mogelijk te voorkomen. Dat is vaak een kwestie van op tijd bepaalde signalen op te pikken. Merkt u dat een collega de laatste tijd niet goed in zijn vel zit, last heeft van fysieke ongemakken of atypische gedragingen vertoont? Dat is mogelijk een teken dat er iets scheelt: het kan in dat geval nuttig zijn even te polsen of er een probleem is, en zo ja, wat er eventueel aan gedaan kan worden. Problemen die tijdig ‘opgepikt’ worden, kunnen zo verholpen worden voor ze tot ernstigere situaties en langere afwezigheden leiden, bijvoorbeeld door een kleine aanpassing in het werkregime of via ergonomischer kantoormeubilair.

Als bedrijfsleider is het natuurlijk niet evident om alles op te pikken: u moet aan alles tegelijk denken, en u hebt niet altijd de tijd om uw mensen op het terrein van dichtbij op te volgen. Ook de andere medewerkers en collega’s hebben hier dus hun rol te spelen. Wel dient u er als bedrijf voor te zorgen dat alle mogelijke interne en externe hulpbronnen gekend zijn: de vertrouwenspersoon, de arbeidsgeneesheer, de preventieadviseur psychosociale aspecten... Informeer uw medewerkers over wie deze mensen zijn, wat ze kunnen doen, en waar en wanneer ze hen kunnen bereiken.

Tijdens de uitval

Komt het toch tot een langere afwezigheid, dan is het belangrijk om contact te houden met uw medewerker, bijvoorbeeld via een regelmatig telefoontje. Gebeurt dat niet, dan zullen er bij de afwezige door het gebrek aan nieuws snel allerlei vragen en zelfs twijfels ontstaan: over de gang van zaken in het bedrijf, over hoe het met bepaalde klanten loopt, hoe het met de collega’s gaat... In sommige gevallen kan zo misschien zelfs een gevoel van achterblijven of isolement ontstaan. Door uw medewerker af en toe iets te laten weten houdt u hem/haar niet alleen op de hoogte van het belangrijkste nieuws vanop de werkvloer, maar behoudt u ook een persoonlijke band en een zekere vertrouwensrelatie. Zo voorkomt u dat hij/zij zich extra zorgen gaat maken, bijvoorbeeld over de opvolging van zijn werk of over zijn/haar positie binnen het bedrijf. 

Bent u zelf niet in de mogelijkheid dit te doen, of laat u het liever aan iemand anders over? Dan kunt u ook beroep doen op een externe hulplijn, zoals de Care 4 You-dienstverlening van Securex. Een preventieadviseur zal dan bijvoorbeeld maandelijks contact opnemen om te informeren of alles goed verloopt en op te volgen hoe de situatie evolueert. Die zorgpersoon kan, als neutraal persoon, ook signalen voor werkhervatting opvangen en helpen om dit concreet te maken.  

Vergeet ook niet de communicatie naar uw andere medewerkers: om onduidelijkheid, misverstanden of foute geruchten te voorkomen informeert u hen best duidelijk over de afwezigheid, en hoe die opgevangen moet worden. Luister daarbij ook naar hun input. Belangrijk: bij privé- of gezondheidsproblemen doet u er goed aan op voorhand even met de afwezige te bespreken wat er al dan niet gecommuniceerd mag worden. 

Na de uitval

Ondanks deze voorzorgsmaatregelen zijn lange afwezigheden soms niet te vermijden. In dat geval is het zaak de reïntegratie voor alle partijen zo vlot mogelijk te laten verlopen. Drie zaken spelen daarbij mee, waarvan de voorbereiding – die eigenlijk al moet beginnen tijdens de afwezigheid – de belangrijkste is. Bij die voorbereiding komt het erop aan de drempel om terug te komen zo veel mogelijk te verlagen, en de medewerker te laten voelen dat hij terug welkom is. Dat kan via een telefoongesprek of door hem/haar uit te nodigen op kantoor, om te bespreken hoe hij/zij de terugkeer zelf ziet en wat hij/zij verkiest: meteen terug op de werkvloer en in contact met klanten, eerst rustig en zonder telefoon even alle mails doorlopen, door een collega gebrieft worden over de stand van zaken... U geeft uw medewerker zo de kans om zelf zijn werkritme terug te vinden.

Maak ook duidelijke afspraken over het werk zelf: welke taken worden eventueel aangepast, hoe kan de werklast beter verdeeld worden, is er een overgangsperiode nodig, en zo ja, hoelang, enzovoort. Vergeet opnieuw niet om ook de andere medewerkers duidelijk te briefen.

Denk ten slotte niet te snel dat alles weer in orde is: blijvende aandacht en opvolging is nodig. Vraag bijvoorbeeld een week na de terugkeer nog eens hoe het gaat, en blijf regelmatig opvolgen. Zo pikt u tijdig eventuele nieuwe signalen op, voor het opnieuw te laat is, en geeft u uzelf en uw medewerker de beste kans op een geslaagde reïntegratie.

Elisabeth Van Steendam

Elisabeth Van Steendam studeerde aan de VUB af als Master in de Agogiek, en behaalde daarna in Barcelona nog een Manama in Business Administration. Momenteel is ze aan de slag als consultant absenteïsme bij Securex, waar ze eerder al de functies van HR Officer en Partner Advisor uitoefende.