Een offerte moet meer zijn dan een verplicht nummer. Met een doordachte en aantrekkelijke offerte creëert u een mooie kans om uw klant over de streep te trekken. Benny Waelput van Teamleader, een administratieve tool, zet op een rijtje hoe u de kansen op succes kan laten groeien.

Het vertrekt bij de klant

Het is logisch, maar wordt toch te vaak vergeten: een offerte moet vertrekken bij de vraag van de klant. Na een eerste telefonisch of persoonlijk contact, krijgt u de kans om uw aanbod te verduidelijken en detailleren. U geeft duidelijk aan wat uw diensten precies inhouden. Een offerte die er goed uitziet en begrijpelijk is, wordt zo een sales tool.

De officiële en de commerciële checklist

Iedere offerte moet steeds een aantal basisgegevens bevatten:

  • Facturatiegegevens van zowel de klant en als van uw bedrijf
  • Prijs, vermeld deze voor de duidelijkheid zowel inclusief als exclusief btw
  • Datum en best ook de vervaldatum van de factuur
  • Factuurnummer
  • Voeg eventueel uw algemene voorwaarden toe

Het belangrijkste is echter om deze ‘officiële’ checklist aan te vullen met een commerciële lijst die uw offerte extra  slagkracht geeft. U geeft een duidelijk antwoord op wat de klant vraagt en op wat hij verwacht. U houdt het doel van de offerte voor ogen (dat hoeft niet noodzakelijk een verkoop te zijn, het kan bijvoorbeeld ook een poging zijn om een tweede, meer gericht gesprek te bekomen). U richt uw offerte aan diegene die de beslissing neemt (dit is niet noodzakelijk diegene met wie u het eerste contact had). Zorg daarom voor een goed geschreven tekst, met een schrijfstijl die bij uw bedrijf past en uiteraard zonder fouten.

En we herhalen: houd steeds het belang van de klant voor ogen.

Maak een goede eerste indruk

Niet alleen de inhoud van de offerte moet zijn afgestemd op de klant, ook de vorm. Zorg dus voor een gepersonaliseerde lay-out, zelfs al gebruikt u een standaard ontwerp. Plaats naast uw eigen logo bijvoorbeeld ook het logo van uw klant of zorg voor een andere persoonlijke toets. Zorg dat alles vlot leesbaar en gedetailleerd is. Zo apprecieert een klant het wanneer de totale prijs is opgesplitst, zodat hij duidelijk ziet voor wat hij hoeveel betaalt.

Maak antwoorden zo eenvoudig mogelijk

Denk ook na over de volgende stap: hoe maakt u het voor de klant zo makkelijk mogelijk om de offerte goed te keuren en die goedkeuring door te sturen. Een elektronisch antwoord is makkelijker verstuurd dan een brief. Met een online-goedkeuring verloopt het proces meer geautomatiseerd en vereenvoudigt u ook uw eigen administratie. Blijf in deze fase wel steeds openstaan voor vragen van uw klant. Wees steeds bereikbaar.

Bijdrage:

Benny Waelput

Benny Waelput is product marketing manager, met een achtergrond in sales en customer success. Teamleader is een eengemaakte tool om de administratie te vereenvoudigen, van contactname tot projectplanning.

Verzend