Videoconferenties kunnen u behoorlijk wat reisonkosten en tijd besparen. Maar dan moeten ze wel correct worden uitgevoerd. We lijsten de aandachtspunten van videoconferenties voor u op zodat u écht efficiënt kunt vergaderen.

Kies de juiste tool

Er bestaan verschillende online programma’s die zich uitstekend lenen voor professionele videoconferenties. De keuze hangt af van het type meeting. Hieronder onze selectie van enkele handige tools:

  • Skype voor individuele Face to Face meetings.

  • Google Hang Out wanneer u met meerdere mensen vergadert: dit programma reageert immers op uw stem en bepaalt zo of uw webcam aan of uit staat.

  • Talky voor videoconferenties waarbij u vaak het beeld op uw scherm wil delen. Wanneer u een lopend project wil overlopen met medewerkers, is het soms veel efficiënter om iedereen te horen, en om samen naar hetzelfde computerscherm te kijken.

Voorbereiding is 90% van het succes

  • Let op de tijdzone van uw gesprekspartners. Videoconferenties zijn een uitstekend hulpmiddel om met personen aan de andere kant van de wereld te vergaderen, maar u kiest best een tijdstip waarop alle deelnemers zich binnen de kantooruren bevinden.

  • Heeft de persoon aan de andere kant van de lijn geen ervaring met de tool die u wilt gebruiken? Stuur hem of haar dan op voorhand een duidelijke handleiding. Test ook uw eigen internetverbinding. Zo vermijdt u tijdverlies en maakt u geen amateuristische indruk.

  • Moet u documenten bespreken tijdens de meeting? Stuur deze dan door vóór de meeting en niet tijdens de videoconferentie. Of deel een Dropbox-dossier met uw partners.

Volg de video-etiquette

  • Kleed u alsof u naar een vergadering in levende lijve gaat en zorg ervoor dat er geen persoonlijke of afleidende voorwerpen op de achtergrond te zien zijn.

  • Kijk altijd in de camera en niet naar het scherm. Zo heeft de persoon aan de andere kant van de lijn het gevoel dat u hem of haar in de ogen kijkt. Dit is niet altijd makkelijk, dus zet eventueel uw scherm uit. Vergeet uw webcam ook niet op ooghoogte te plaatsen, een kikvorsperspectief is nooit flatterend.

  • Onderbreek andere mensen niet, want dan kan de communicatie aan beide kanten even wegvallen en stropt het gesprek. Zet indien mogelijk uw eigen microfoon uit wanneer u niet aan het woord bent, zodat u de andere partij niet stoort met achtergrondgeluiden.

To video or not to video

In sommige gevallen is een virtuele vergadering eerder af te raden. Er gaat bijvoorbeeld nog altijd niets boven een persoonlijke ontmoeting voor een vergadering over een gevoelig onderwerp, een onderhandeling of een eerste kennismaking met een klant. Denk dus twee keer na vooraleer u een virtuele uitnodiging uitstuurt!


Verzend