Bij ondernemen komen naast de kerntaken van uw bedrijf, veel bijzaken kijken. Taken zoals boekhouding, personeelsbeleid, IT en schoonmaak, behoren vaak niet tot uw core business, maar zijn wel noodzakelijk. Het is dan ook het overwegen waard om dergelijke zaken uit te besteden. Dominique Kindt, managing director van With, een bedrijf dat zich specialiseert in begeleiding bij outsourcing, onderstreept enkele aandachtspunten voor wanneer u werk uitbesteedt.

Wat is outsourcing?

“Outsourcing, of uitbesteden, is het proces waarbij u een taak of set van taken niet meer zelf uitvoert, maar laat uitvoeren door een extern bedrijf. Dit kan voorkomen op zeer kleine, maar ook zeer grote schaal, en in verschillende sectoren. Outsourcing heeft verschillende pluspunten: vaak kan een gespecialiseerd bedrijf diensten of producten goedkoper en flexibeler aanbieden. Als u bijvoorbeeld zelf een boekhouder in dienst heeft, zal hij in een drukke periode veel werk hebben en overuren maken, terwijl hij in andere periodes te weinig werk heeft. Wanneer u deze dienst uitbesteedt aan een externe boekhoudfirma, hoeft u zich hier geen zorgen over te maken en betaalt u gewoon de uren die ze u factureren”, vat Dominique Kindt de voordelen van outsourcing samen.

Ontwikkel een strategie

“Voor u een dienst uitbesteedt, dient u goed af te wegen welke taken u precies wilt outsourcen”, zegt Kindt. “Aan elke uitbesteding zijn namelijk risico’s verbonden zoals verlies van kwaliteit van het product of de dienst of onverwacht stijgende kosten. Het is belangrijk voor uw bedrijf dat u een doordachte strategie heeft om deze risico’s in te schatten.” Stel dus duidelijke doelstellingen voorop, zowel kwalitatief als financieel en houd u hieraan.

Wees realistisch

Outsourcing is een hulpmiddel om uw bedrijf efficiënt te laten werken, het is geen wondermiddel. “Ga daarom niet in op commerciële beloftes die niet in te lossen zijn. Als uw IT-departement bijvoorbeeld erg ongeorganiseerd is en u beslist dit uit te besteden, kunt u niet verwachten dat een extern bedrijf orde op zaken stelt voor minder geld dan u zelf spendeerde aan de dienst. Do the mess for less is impossible.”

Maak duidelijke afspraken

“Na de onderhandelingsfase volgt de implementatie van het product of de dienst in uw bedrijf. Vergeet niet dat de mensen die hiervoor verantwoordelijk zijn, niet dezelfde zijn als zij waarmee u onderhandeld hebt”, licht de uitbestedingsexpert toe. “Het gebeurt wel eens dat die situatie tot een vertrouwensbreuk leidt. Baseer u daarom niet enkel op cijfers, maar kies een partner waar u zich goed bij voelt. Ook duidelijke afspraken kunnen er voor zorgen dat de relatie vlot blijft verlopen.”

Vergeet het menselijke aspect niet

Als u een dienst uitbesteedt, wijzigt de uitvoeringsverantwoordelijkheid van de interne medewerkers in het bedrijf naar de externe dienstleverancier. “Het gebeurt niet zelden dat deze interne personen aan de slag gaan bij het bedrijf waaraan u outsourcet. Zeker voor medewerkers die al een tijdje bij u aan de slag zijn, is deze overgang niet altijd evident. Vergeet dus het menselijke aspect niet en zorg voor een goede begeleiding en een graduele overgang, zodat deze transitie zo probleemloos mogelijk verloopt.”

Houd u aan de wetgeving

Het lijkt de evidentie zelf, maar bij veel bedrijven die aan outsourcing willen doen, zal de regelgeving een extra attentiepunt vormen. “Dit is vaak het geval bij cao 32bis. Deze wet regelt de rechten en plichten van medewerkers bij hun transitie van één onderneming naar een andere, wat bij outsourcing regelmatig voorkomt”, zegt Kindt. U kan bijvoorbeeld niet zomaar een medewerker ontslaan omdat u iets outsourcet. Om problemen te vermijden, kan u zich dus beter ook op dit gebied goed informeren. 

Outsourcen kan een onzekere onderneming zijn, maar mits een doordachte strategie en goed geplande aanpak kan uw bedrijf er wel de nodige voordelen uit halen.

Dominique Kindt

Dominique Kindt is Managing Director van With, een bedrijf dat zich specialiseert in begeleiding bij outsourcing. Daarnaast is hij gastdocent aan de Solvay Brussels School of Economics and Management en voorzitter van de European Outsourcing Association – Belgian Chapter.

Verzend