Terwijl we e-mailen, werken we twee dossiers tegelijk af, sturen we de planning van de volgende vergadering door, telefoneren we en blijven we ook nog in contact met collega’s via Instant Messaging. Multitasken lijkt dan ook de norm geworden in veel bedrijven, met dank aan de smartphone. Maar is dat wel een goede zaak? Absoluut niet, zegt neuropsychiater Theo Compernolle. Multitasken zorgt er voor dat werknemers hun werk minder snel én minder goed uitvoeren.

Ons brein kan niet multitasken

Ons denkend brein kan gewoon niet multitasken, dat is een illusie.

“Continu elektronisch verbonden zijn, is een ramp voor onze intellectuele productiviteit”, aldus Theo Compernolle. “Ons denkend brein kan gewoon niet multitasken, dat is een illusie”, legt hij uit. “We kunnen ons niet focussen op meerdere dingen tegelijkertijd aangezien we constant moeten schakelen met onze aandacht en dat leidt tot enorm verlies. Het is als in een fabriek. Als die moet wisselen van de productie van groene Legoblokjes naar blauwe, dan zit het grootste tijd- en efficiëntieverlies in het schoonmaken van de lijn van groene blokjes en het afstellen op blauwe blokjes. Zo is dat in ons brein ook. Telkens we omschakelen van het ene naar het andere, verliezen we aan energie, aan geheugen en aan kwaliteit, waardoor we meer fouten maken. Multitasken is dus ongelooflijk inefficiënt: we hebben veel meer tijd nodig, niet om hetzelfde werk te doen, maar om slechter werk te doen.”

 

Simpelweg mails beantwoorden tijdens de uitvoering van een complexe taak, dwingt het werkgeheugen om alles te parkeren in het tijdelijke geheugen en informatie op te halen uit het langetermijngeheugen. “Dit gegoochel met informatie kost veel tijd en energie waardoor er bovendien veel informatie verloren gaat, omdat deze niet opgeslagen werd. Er zijn heel wat experimenten die aantonen dat zelfs het wisselen tussen twee simpele taken als gevolg heeft dat ze dubbel zoveel tijd kosten dan wanneer u ze na elkaar uitvoert, omdat u dan meer fouten maakt en dat ze meer stress veroorzaken.”

Afkicken van multitasken

Een belangrijke factor die het multitasken een fikse boost gaf, is de opkomst van de smartphone. “Als het vroeger over burn-out ging, betrof dat bijna altijd 45-plussers. Nu zien we dat ook vaker bij 25- tot 35-jarigen, doordat ze altijd geconnecteerd zijn. Daardoor is het moeilijk geworden om ons werk te doen in de tijd die we er vroeger voor hadden. We krijgen het niet af en we bereiken niet dezelfde kwaliteit. Want we hebben een versnipperd brein en zijn verslaafd aan de smartphone. Dat mag u vrij letterlijk nemen: bij elke “ping” telkens er een berichtje binnenkomt, geeft ons brein een shotje dopamine af.”

 

“Om van die verslaving af te komen, is er enige discipline nodig”, zegt professor Compernolle.

  • “Het is zoals afkicken van roken. U moet proberen de korte voldoening van de smartphone te vervangen door een voldoening op langere termijn: de wetenschap dat u uw werk beter en sneller hebt gedaan. Zet die gsm dus gerust even uit, het werk zal echt kwalitatiever worden en u zal merken dat die voldoening uiteindelijk ook langer nazindert.
  • Het is daarnaast belangrijk dat mensen op de werkvloer onder elkaar afspreken hoe ze hier mee omgaan. Ik sprak laatst een manager van een bedrijf die me trots vertelde dat hij z’n medewerkers opdracht geeft om binnen de twintig minuten op mails van klanten te antwoorden. Hij keek nogal raar op toen ik hem zei dat dat pure waanzin is.
  • Begin daarom al op directieniveau. Iedere werknemer moet het recht hebben om een tijd niet gestoord te worden. Dat kan bijvoorbeeld al beginnen bij het ontwerp van het kantoor:  landschapskantoren moedigen multitasken bijvoorbeeld aan.”

Anti-multitasken aanmoedigen in uw kmo

In sommige bedrijven dringt deze visie stilaan door. “Delta Lloyd Life testte onlangs “Stille Dinsdag”, waar in de voormiddag de telefoons werden uitgezet, de mail niet werd gecheckt, vergaderingen werden verplaatst en collega’s elkaar niet stoorden, maar ook voor kmo’s is het mogelijk. Ik ken een advocaat die in zijn out-of-office schrijft dat hij niet bereikbaar is, omdat hij zich 100% op zijn dossiers wil concentreren”, geeft Compernolle als voorbeeld. “Of bij het bedrijf Deusjevoo in Genk zijn alle bureaus afgeschermd en is er driemaal per dag, gedurende drie kwartier “geen-stoor-tijd”. Zo heeft iedereen de kans om geconcentreerd door te werken. Alle medewerkers hebben er bovendien een rood lampje. Als het lampje aangaat, mag die persoon de volgende twintig minuten niet gestoord worden. Wie dat toch doet, krijgt strafpunten en op het einde van de week moet degene met de meeste strafpunten een taart bakken voor zijn collega’s.” 

Bijdrage:

Theo Compernolle

Prof. Dr. Theo Compernolle is neuropsychiater. Hij is adjunct professor aan de CEDEP business school in Fontainebleau en werkzaam als onafhankelijke internationale consultant, executive (team)coach, trainer en key-note/motivational speaker. Hij werkt sinds 1976 rond het onderwerp stress. Hij is auteur van de bestseller “Stress, Vriend en Vijand”. 

Verzend