De organisatie van een evenement, zoals een conferentie, vraagt tijd en een goede voorbereiding. Gérôme Vanherf is voorzitter van Gotoro, een Luikse vzw die evenementen rond drie pijlers organiseert: inspiratie, actie en netwerken. Hij is verantwoordelijk voor de organisatie van TedxLiège, inspirerende conferenties bedoeld voor huidige en toekomstige ondernemers. Hij geeft ons enkele tips.

Begin ruim op tijd

Als u een evenement wilt organiseren, of het nu een conferentie of een netwerkactiviteit is, kunt u er beter enkele maanden op voorhand aan beginnen en u omringen met een gemotiveerd team dat u kunt vertrouwen. Van zodra de doelstelling en het thema vastgelegd zijn, pint u een datum vast en gaat u op zoek naar een ruimte met een geschikte indeling en omvang. "Voor de derde editie van TedxLiège hebben wij de zaal al een jaar voordien gereserveerd", zegt de organisator. Nodigt u voor het evenement graag sprekers uit met een goedgevulde agenda, dan is het ook raadzaam om snel met hen contact op te nemen.   

Maak reclame

De kosten om uw evenement in de kijker te zetten, kunt u beperken door online reclame te maken. De expert raadt aan om gebruik te maken van sociale netwerken, waardoor u met een beperkt budget duizenden personen in het betreffende (vak)gebied kunt bereiken. Ook bestaande netwerken kunt u uitstekend benutten. Zijn eigen team werkt bijvoorbeeld samen met Liège Together, een initiatief van de stad, om TedxLiège uit te dragen.  Op praktisch vlak adviseert Gérôme Vanherf om te kiezen voor evenementen met inschrijving en een (beperkte) financiële bijdrage, aangezien dat het aantal wegblijvers aanzienlijk beperkt.

Profiteer van gratis tools

Talrijke tools bieden een gratis basisversie om de organisatie van uw evenementen te vereenvoudigen. Om de opvolging van het teamwerk vlot te laten verlopen, kunt u gebruik maken van een platform voor communicatie en gegevensoverdracht, zoals Slack. Sommige websites helpen bij het beheer van inschrijvingen en de ticketverkoop, zoals Eventbrite en Preesale. Die laatste plaatst bovendien een rechtstreekse link op de Facebookpagina van uw evenement. Wilt u een website voor uw conferentie aanmaken, dan kan dat voor weinig geld, bijvoorbeeld met Wordpress.

Vooraf repeteren, nadien debriefen

Om het aantal onvoorziene omstandigheden bij evenementen te beperken, is het absoluut aan te raden om op de dag zelf de verlichting, micro's, projectoren,... te testen en om de plaatsing van de tafels, de vestiaire of bewegwijzering naar de parking te controleren.  Als u de sprekers een uur voor hun voordracht ontmoet, kunt u hen meteen een laatste keer briefen en hun zenuwen wegnemen ... of misschien wordt u er zelf rustiger van? Na het evenement stuurt u een korte tevredenheidsenquête naar de deelnemers en zorgt u voor een interne debriefing om na te gaan wat verbeterd kan worden. 

Stap voor stap

De laatste aanbeveling van Gérôme Vanherf is zeker niet onbelangrijk: "Als u een conferentie of een ander evenement wilt organiseren, kunt u beter op kleine schaal beginnen en stap voor stap groeien. Bij de eerste editie van TedxLiège in 2014 hadden we 120 deelnemers. Dit jaar waren er viermaal meer en was het een waar succes." Nu bent u aan zet!

Gerome Vanherf

Bijdrage:

Gérôme Vanherf

Gérôme Vanherf is voorzitter van de vzw Gotoro, die een reeks evenementen inzake ondernemerschap en innovatie organiseert. Hij is verantwoordelijk voor de organisatie van TEDxLiège. Hij is eveneens manager bij LeanSquare, een accelerator en investeerder voor start-ups in de nieuwe economie.

Verzend