Vergaderingen zijn een doeltreffende manier om informatie uit te wisselen, problemen aan te kaarten en belangrijke beslissingen te nemen voor uw bedrijf. Helaas vormen meetings vaak ook een bron van frustratie: ze zijn te tijdrovend of leveren onvoldoende resultaat op. Met deze vijf stappen organiseert u productieve meetings die leiden tot concrete actiepunten waarmee uw medewerkers aan de slag kunnen.

Stap 1: Bepaal de agendapunten en bijbehorende doelstellingen

Bepaal vooraf de onderwerpen die tijdens de vergadering aan bod zullen komen, hoeveel tijd u aan elk thema wilt besteden en wat u tijdens de meeting wilt bereiken. Wilt u bijvoorbeeld brainstormen over nieuwe ideeën, informatie delen of objectieven voor het bedrijf bepalen? Als u dit weet, kan u achteraf makkelijk evalueren of de beoogde doelstellingen behaald werden. Bezorg de aanwezigen vooraf een overzicht van de agendapunten: zo weten ze wat te verwachten en kunnen ze zich eventueel voorbereiden.

Stap 2: Bekijk wie er aanwezig moet zijn

Hoe meer aanwezigen, des te moeilijker het wordt om een efficiënte vergadering te houden. Beperk daarom het aantal genodigden tot het strikt noodzakelijke. Sommige collega’s zijn bijvoorbeeld slechts betrokken bij één van de agendapunten: geef hen de mogelijkheid om later toe te komen of vroeger te vertrekken, zodat ze geen kostbare tijd verspillen.

Stap 3: Hou vast aan de agenda

Probeer meetings altijd op tijd te starten en te eindigen, zodat de verdere dagplanning niet in het gedrang komt. Hou de discussie relevant: vermijd dat er van de agendapunten wordt afgeweken. Behandel de topics één voor één. Eens er een duidelijke conclusie is voor het onderwerp in kwestie, kan u overgaan naar het volgende thema. Stel iemand aan die de planning nauwlettend in de gaten houdt.

Stap 4: Moedig iedereen aan tot participatie

Het is belangrijk dat alle aanwezigen hun zeg kunnen en durven doen. Stimuleer een wisselwerking waarbij de input en feedback van iedereen even waardevol is. Moedig iedereen aan om zijn mening te geven, maar hou verhitte discussies onder controle. Zoek naar een manier om tot een consensus te komen.

Stap 5: Zorg voor een verslag

Eindig de meeting met een kort overzicht van de besproken agendapunten, de bijbehorende conclusies en het plan van aanpak met duidelijke to do’s. Giet dit alles in een kort, helder verslag dat binnen de 24 uur in de mailbox van de aanwezigen belandt. Dankzij dit document weet iedereen wat hem te doen staat en kan u makkelijk de verdere gang van zaken opvolgen.

Karolien Vandersmissen

Karolien Vandersmissen is al elf jaar actief in het Vlaamse medialandschap. Ze werkte mee aan tal van audiovisuele producties zoals 'Beroepen Zonder Grenzen' en 'Tournée Générale'. Daarnaast haalt ze ook veel voldoening uit uiteenlopende schrijf- en vertaalopdrachten.

Verzend