De 8 tips van Jo Vanwittenbergh, marketing&business development manager en knowledge&information manager bij NautaDutilh, om een adviesraad, het klankbord en discussieforum van uw onderneming, op te richten. Een adviesraad die meer is dan een mooie façade.

1. Bepaal de doelstellingen

Maak vanaf het begin duidelijk waarom u een adviesraad wilt oprichten en wat u wilt bereiken. Om maar twee voorbeelden te geven: het doel van uw adviesraad kan zijn om ideeën te geven aan de raad van bestuur of als klankbord te dienen. Werk in ieder geval de doelstellingen duidelijk uit en schrijf ze op. U kunt ze dan aan potentiële leden voorleggen die echt in uw project geïnteresseerd zijn.

2. Denk na over de grootte van uw adviesraad

Niets is in steen gegrift. Sommige mensen verkiezen kleine adviesraden (2 of 3 personen), terwijl anderen voorstander zijn van grotere adviesraden (10 personen). Zoals gewoonlijk ligt het ideale aantal ergens in het midden. Natuurlijk zal veel afhangen van uw eigen doelstellingen en de inspanningen die nodig zijn om de groep bijeen te brengen, maar ik zou zeggen dat 4 tot 6 personen ideaal is.

3. Kies de juiste mensen

Zoals al gezegd in mijn vorige artikel vind ik het zeer belangrijk om personen voor uw adviesraad aan te trekken die zich willen engageren om tijd en energie in u en uw onderneming te investeren. Opnieuw zal veel afhangen van uw doelstellingen, maar zorg ervoor dat je mensen vindt met verschillende vaardigheden, expertises en ervaringen, bij voorkeur met verschillende achtergronden. Het spreekt voor zich dat je kritisch denkende mensen wilt die durven zeggen wat ze denken en naar anderen kunnen luisteren.

4. Wees openhartig

Wanneer u iemand vraagt om lid te worden van uw adviesraad, zorg er dan voor dat uw verwachtingen vanaf het begin zeer duidelijk zijn. Denk na over hoe dikwijls u wilt dat de adviesraad bijeenkomt, de tijd die nodig is om meetings voor te bereiden en bij te wonen, hun verantwoordelijkheden … Denk er ook over na of u hen wilt vragen om een vertrouwelijkheidsovereenkomst te ondertekenen en zo ja, zeg het hen dan ook meteen.

5. Vergoed de leden van je adviesraad niet

Hier zal ik misschien enkele mensen schofferen, maar ik ben er sterk van overtuigd dat leden van een adviesraad, in tegenstelling tot bestuurders, geen vergoeding horen te krijgen. In sommige van mijn interviews merkten de respondenten op dat zij voorstander zijn om de leden van een adviesraad te vergoeden, maar voor mij heeft dit te maken met een keuze voor de juiste mensen. U hebt echt leden nodig die oprecht geïnteresseerd zijn in u en uw onderneming. Adviesraadleden genieten, zoals gezegd, sowieso al verschillende voordelen, zoals blootstelling aan nieuwe ideeën en kansen om hun netwerk uit te breiden. Dit alleen al zou een voldoende compensatie moeten zijn.

6. Denk na over je verplichtingen tegenover je adviesraad

Wees voorbereid en stuur de agenda van elke meeting op voorhand op, zodat de leden tijd hebben om zich voor te bereiden en zich in de thema’s te verdiepen. Overweeg ook om hun input te vragen. Stuur relevante artikels en materiaal mee met de agenda, maar overdrijf niet.

Houd u aan de agenda. Het is uw taak om tijdens de meeting de agenda te ontwikkelen en te beheren.

Stel een verslag op en laat het circuleren, zowel bij de adviesraad als bij uw managementteam.

7. Houd iedereen op de hoogte

Blijf tussen de meetings door contact houden. De meeste adviesraden komen twee tot vier maal per jaar bijeen. Dit betekent echter niet dat u alleen bij die gelegenheden met de leden van uw adviesraad hoort te communiceren. Integendeel, hou hen op de hoogte en betrek hen bij belangrijke beslissingen. Zij hebben er tenslotte mee ingestemd om lid te zijn van uw adviesraad, wat betekent dat zij om uw onderneming geven. Door hen op de hoogte te houden, zullen zij van grotere waarde voor u kunnen zijn.
Onthoud altijd dat de leden van uw adviesraad drukbezette mensen zijn met beperkte tijd, dus stuur hen alleen wat absoluut noodzakelijk is.

8. Beperk het lidmaatschap van de raad in de tijd

“Zelfs na heel lange tijd, soms zelfs jaren, kunnen er uit een bepaalde ontmoeting nog goede leads komen. Zoiets houdt u wel enkel vol als u ook contacten onderhoudt of netwerkt zonder er expliciet iets van terug te verwachten. Houd zeker ook de gegevens bij in een dossier, zodat u precies weet welke persoon u in welke omstandigheden hebt ontmoet. Ik contacteer mensen vaak in het kader van een specifieke opdracht. Ik merk dat ik daarmee vaak in het achterhoofd van de contactpersoon blijf en dat zij mij later op hun beurt contacteren voor bepaalde opportuniteiten.”

Jo Vanwittenbergh

Jo Vanwittenbergh

Jo Vanwittenbergh is verantwoordelijke Business Development bij zakenadvocatenkantoor NautaDutilh. En bezieler en mede-oprichter van Kreskado, het kwalitatieve informatieplatform voor startups en scaleups. Hij deelt ook graag zijn ervaring met innovatieve ondernemingen.

Verzend