Eind 2016 werd er in totaal 1,01 miljard euro bespaard dankzij elektronische facturatie. Mochten alle Belgische bedrijven voor 100% overstappen op elektronische facturatie, dan zouden ze 2,36 miljard euro extra kunnen besparen. Net zoals de papieren maaltijdcheques sinds 1 januari 2016 vervangen zijn door hun elektronische variant, lopen ook papieren facturen veel kans om te verdwijnen, en dit omwille van goede redenen. Marc Van Thournout, specialist in online boekhouden en elektronische facturatie, geeft een overzicht.

Elektronisch of op papier, wat zijn de verschillen?

De elektronische factuur wordt ook wel 'digitale factuur' of 'e-factuur' genoemd, of in het Engels zelfs 'e-invoice', en is net als de papieren factuur, een van de documenten die een overeenkomst tussen leverancier en klant vastlegt. Zowel de papieren als elektronische factuur zijn sinds 2013 aan dezelfde regels gebonden. Ze zijn:

  • Integer (de inhoud van de factuur mag niet gewijzigd zijn);
  • Aanvaard (door de geadresseerde);
  • Lange tijd raadpleegbaar (de factuur kan zonder problemen zeven jaar lang geraadpleegd worden vanaf 1 januari van het jaar dat volgt op de uitreiking);
  • Leesbaar en met alle wettelijke informatie (adres, contactgegevens, btw-nummer ... van de verzender en de geadresseerde, details over de levering of prestatie ...).

 

Wat de elektronische factuur van de papieren factuur onderscheidt, is haar adressering. U kunt een elektronische factuur verzenden:

  • Op geheel elektronische wijze, dankzij software die XML-facturen opstelt of online portalen (zoals Koalaboox, Codabox, baasware, ...).
  • Via e-mail (met bijvoorbeeld een pdf-bestand in de bijlage).

Bespaar 9,01 euro per factuur

De keuze voor elektronische facturatie levert diverse belangrijke voordelen op, zoals:

  • Minder administratieve kosten die gepaard gaan met het opstellen, versturen, ontvangen, verwerken en archiveren van facturen;
  • Minder kosten (voor het drukken, het papier of de postzegels) en werkuren;
  • Meer plaats en tijd (er komt archiefruimte vrij, u moet de facturen niet meer naar de post brengen of naar uw boekhouder);
  • Minder handelingen die u moet uitvoeren en een kleinere kans om de documenten te verliezen of fouten te maken bij nieuwe afschriften;
  • Een realtime overzicht van uw financiën (dankzij een app op hun smartphone kunnen ondernemers onderweg zien wanneer een klant betaald heeft);
  • Een stap richting mvo (maatschappelijk verantwoord ondernemen) doordat u minder papier, inkt ... verbruikt. 

Volgens de berekeningen van de Dienst Administratieve Vereenvoudiging (DAV), kunt u door deze voordelen 9,01 euro per factuur besparen. 

Steeds meer elektronische facturen, maar ...

Sinds 1 januari 2013 staan elektronische en papieren facturen op gelijke voet als het op btw aankomt. U mag ze zowel op papier als in elektronisch formaat versturen en ontvangen. Europa streeft er daarnaast naar om tegen 2020 50% van alle facturatie elektronisch te laten verlopen. In België hebben we dat streefdoel al in 2016 bereikt, toen 58,6% van de facturen elektronisch werd verzonden.

Marc Van Thournout nuanceert dat echter: "Al sinds het begin verwarren we het elektronisch versturen van een factuur met de elektronische factuur. We hebben de papieren versie inderdaad vervangen door een pdf, maar vaak wordt die factuur alsnog gedrukt. Niet door de verzender, maar wel door de geadresseerde. Soms wordt die pdf meteen verstuurd naar de boekhouder, zonder daarbij de aanvaarding van de klant af te wachten. Daardoor wordt het beoogde effect van de elektronische factuur dus niet helemaal bereikt, vooral niet bij micro-ondernemingen en kmo's."

De overheid geeft het goede voorbeeld

Om dat te verhelpen heeft de overheid een aantal initiatieven gelanceerd. Een Europese richtlijn verplicht overheden namelijk om vanaf eind 2018 overheidsopdrachten virtueel te organiseren, met als bijkomend voordeel dat het handelsverkeer tussen landen gestandaardiseerd wordt. Ook onze overheid onderschrijft dat initiatief en heeft haar toepassingen voor leveranciers vervangen door PEPPOL (Pan European Public Procurement On Line). Marc Van Thournout legt verder uit hoe ook de Vlaamse overheid het goede voorbeeld geeft: "Vlaanderen wilde echt moderniseren. Daarom heeft het beslist dat alle leveranciers die handel willen drijven met de Vlaamse overheidsinstanties, uitsluitend nog e-invoicing mogen gebruiken. De bedrijven die besloten over te stappen op PEPPOL, ontvingen vervolgens de nodige steun en middelen van de overheid."

Zowel grote bedrijven als micro-ondernemingen baten erbij

Dit alles lijkt heel nuttig voor grote bedrijven, zoals energieleveranciers, die maandelijks duizenden facturen versturen naar hun klanten en die dus heel wat kunnen besparen door de omvang van de verzendingen. Hetzelfde geldt voor bedrijven die deelnemen aan overheidsopdrachten. Maar hoe zit het met de kleine ondernemer die gewend is met Word en Excel te werken? Of de ondernemer die weigert te digitaliseren? Marc Van Thournout legt uit welk voordeel zij kunnen ondervinden door in de voetsporen van de initiatiefnemers te treden: "Er zijn ondernemers die de overstap naar e-invoicing nog niet gemaakt hebben, zoals degenen die bijna met pensioen gaan of slechts heel weinig factureren. Er geldt tot op heden ook geen enkele verplichting in de privésector. Nochtans kan het ook in het voordeel van micro-ondernemingen werken. E-facturatie is niet moeilijk om aan te leren en het kost niet meer dan andere software voor commercieel beheer. Het biedt ook toekomstperspectieven voor de kleine ondernemer die in de kleinhandel werkt en zich wil wagen aan e-commerce. E-facturatie en e-commerce gaan namelijk goed samen!" 

 

Vergeet niet dat de DAV informatiesessies houdt in samenwerking met beroepsfederaties, ondernemingsorganisaties en overheidsinstellingen.

 

Meer info nodig? Consulteer efacturatie.belgium.be of het Meetrapport 2016 van de DAV.

Marc Van Thournout

Marc Van Thournout

Marc Van Thournout is boekhouder-fiscalist BIBF (Beroepsinstituut van Erkende Boekhouders en Fiscalisten) en lid van de Nationale Raad van het BIBF. Daarnaast is hij ook professor, geeft hij lezingen en vormingen aan ondernemers en cijferberoepers, en specialiseert hij in e-boekhouding en elektronische facturatie. Sinds 2011 werkt hij als lid van de Belgian Task Force For E-Invoicing en de Business Expert Group van het VBO mee aan het project "Een grote uitdaging voor 2020: 50% elektronische facturen". Eerder werkte hij onder andere aan projecten rond de elektronische identiteitskaart en heeft hij intensief meegeholpen aan de ontwikkeling van de elektronische belastingaangifte voor vennootschappen en rechtspersonen: ‘Biztax’.