Elke dag opnieuw verliezen we nog te veel tijd en energie door het opzoeken, afdrukken en ordenen van documenten in plaats van deze te digitaliseren. Is de dematerialisatie van onze documenten dé oplossing om dit verlies van efficiëntie in onze ondernemingen tegen te gaan? Hoe beginnen we met 'paperless'? Rafi Hassani, managing director van Digitec Solution en expert inzake documentenbeheer, geeft een deel van het antwoord op de vraag en noemt een paar aandachtspunten.

'Paperless' is in

Overstappen naar 'paperless' is, zowel voor een particulier als een onderneming, erg zinvol in de huidige context. Er is namelijk meer dan ooit sprake van een ...

  1. Voortdurende technologische evolutie: de overgang van kopieermachines naar scanners en vervolgens naar multifunctionele toestellen;
  2. Hyperconnectiviteit (smartphone, big data …) en een evolutie in de wijze waarop informatie wordt verspreid (overgang van papieren post naar e-mail);
  3. Zoektocht naar steeds meer mobiliteit.
Rafi Hassani licht toe hoe een ondernemer zich zo kan bevrijden van bepaalde beperkingen en flexibeler kan werken: "U kunt niet mobiel zijn met een hoop papieren dossiers bij de hand. Het kan ook gebeuren dat u documenten wil of moet raadplegen op een ander moment of een andere plek dan op kantoor."

De voordelen van dematerialisatie

Concreet kan dematerialisatie van informatie en communicatie het leven van een onderneming en haar medewerkers volledig veranderen. Dat is in de praktijk winst op het gebied van:

 

  1. Consumptiegoederen (papier en inkt);
  2. Tijd: minder stappen – kopiëren, nieten, ordenen, opslaan, post ronddelen in de kantoren, enz. ;
  3. Ruimte: door u van het papieren archief te ontdoen, komt er soms zelfs een hele verdieping vrij;
  4. Kosten: niet alleen omdat er minder papier en inkt moet worden gekocht, maar ook omdat de vrijgekomen ruimte eventueel zelfs verhuurd kan worden;
  5. Welzijn op het werk: de vierkante meters die bedoeld waren voor het ordenen, kan een gedeelde ruimte worden voor werknemers;
  6. Gebruiksvriendelijkheid: de informatie is centraal en eenvoudig toegankelijk opgeslagen;
  7. Betrouwbaarheid en vermindering van het risico op fouten of informatieverlies, indien de opslag en toegang goed zijn beschermd (minder kans om een document te moeten zoeken dat in een verkeerd dossier is terechtgekomen);
  8. Duurzaamheid: hoewel scanners en andere digitale processen veel energie verbruiken, is de vermindering van het papier- en inktverbruik in een onderneming al een eerste stap om bij de werknemers een 'groenere' houding te ontwikkelen. Volgens een andere opvatting verslinden de productie en het gebruik van toestellen, zoals scanners en andere digitale processen, nog steeds veel energie; 

Het garanderen van beveiliging en vertrouwelijkheid van documenten

Ook de kwestie van gegevensbeveiliging is niet meer aan de orde. "Je kunt weliswaar je smartphone of tablet met alle documenten in de trein vergeten, zoals vroeger het geval was met papieren dossiers, maar virtuele documenten kunnen altijd getraceerd worden, u heeft er back-ups van, ze staan in een cloud, vertrouwelijke gegevens zijn beveiligd met een wachtwoord of een vorm van encryptie. Net zoals er papierversnipperaars bestaan, kan elk spoor van bepaalde virtuele documenten gewist worden."

'Paperless' in elke sector en elke onderneming

België bekleedt een mooie zesde plaats binnen de Europese rangorde van digitale landen (volgens het tijdschrift Peoplesphere) en bevindt zich dus niet tussen de slechte leerlingen van de klas. Ieder op zijn niveau kan echter inspanningen doen om hoger te klimmen in de rangschikking. Elke onderneming en elke sector, zowel privaat als publiek, kan overstappen naar 'paperless' door nieuwe gewoontes aan te nemen en klanten en partners hieraan te laten wennen. Vanaf 2018 worden de Europese instellingen bovendien wettelijk verplicht over te stappen naar virtueel, met als bijkomend voordeel een standaardisering van de gegevensuitwisseling tussen de lidstaten. De Vlaamse overheid anticipeert hier al op door e-facturatie.

Nieuwe gewoontes invoeren afhankelijk van de omvang

De werknemer moet zijn werkgevers de middelen bieden om nieuwe gewoontes te verwerven en zo samen een nieuwe, digitale bedrijfscultuur te creëren. Dat is waarschijnlijk minder nodig bij 'digital natives' (m.a.w. bij personen die geboren en opgegroeid zijn in de digitale wereld). Enkele voorbeelden om 'paperless' in een onderneming te illustreren:

 

  1. Het gebruik van een virtuele handtekening (d.w.z. voor eens en voor altijd gebruikmaken van een gescande versie van een handtekening om niet meer steeds opnieuw met pen een handtekening onderaan een papieren document te moeten zetten);
  2. Zo vaak mogelijk online bestellingen plaatsen en elektronische facturen sturen;
  3. Papieren brochures vervangen door virtuele exemplaren. Hiervan genieten zelfs voorstanders van papier, aangezien je virtueel de bladzijden kunt omslaan en het geluid ervan kunt horen!
  4. Investeren in materiaal voor medewerkers: tablets, bijvoorbeeld, zodat het personeel in een restaurant de bestellingen hierop kan noteren in plaats van op blocnotes.

Op weg naar een betere versie van uw beroep en uw onderneming

Is het aan de orde om een eventuele verdwijning van bepaalde beroepen te vrezen? Niet noodzakelijk, zelfs niet als u actief bent in de sector van papieren documenten of de behandeling ervan. De expert in documentenbeheer bevestigt dat: "Dankzij de digitalisatie kan een beroep opnieuw uitgevonden worden, kan zelfs het aanbod aangepast worden of ontstaan nieuwe beroepen die rechtstreeks verband houden met de digitalisatie. Er wordt waarde gecreëerd: zo kan uw onderneming groeien, met extra ervaring en uitgebreide competenties naar de klant gaan."

Rafi Hassini sluit af: "Niet evolueren naar paperless is een stap achteruit. Dat doet u beter niet vanwege de trend 'Be green, keep it on the screen!' ('Wees ecologisch, laat het op het scherm!'), maar uit overtuiging. Zoals u kunt lezen op Digital Belgium gaat het om een ware digitale revolutie, die iedereen mooie groeikansen zal bieden."

Rafi Hassani

Rafi Hassani

Rafi Hassani is al twintig jaar werkzaam als managing director van Digitec Solution. Deze onderneming is actief inzake documentenbeheer (oplossingen voor afdrukken, digitalisering en transfer van documenten) en 3D-printers.

Verzend