Hebt u genoeg van slaapverwekkende vergaderingen waaraan u veel kostbare tijd verliest?  Een stand-up meeting ofwel “staande vergadering” is perfect om dagelijks snel informatie uit te wisselen. Marc Henri De Bruyne, oprichter van PR-bureau Vademecom, is een voorstander van deze dynamische vergadertechniek die de betrokkenheid van alle deelnemers bevordert.

De voordelen van een stand-up meeting

De stand-up meeting is geïnspireerd op "AGILE"-software-ontwikkelmethoden zoals SCRUM, die reactief zijn in plaats van voorspellend. Zo’n vergadering duurt meestal 5 tot 15 minuten en vindt staande plaats. Reden: doordat staan relatief ongemakkelijk is, komen de deelnemers sneller tot de essentie en verlopen deelname en interactie vaak spontaner. De staande vergadering heeft als doel de werknemers snel en regelmatig te informeren over de situatie binnen het bedrijf of de voortgang van een project. Dankzij de staande vergaderingen worden problemen vastgesteld zodra ze ontstaan. Zo helpen ze de situatie snel te corrigeren, omdat er onmiddellijk een concrete oplossing wordt bedacht.

Een werkwijze met veel voordelen… mits goed toegepast

Idealiter wordt de vergadering regelmatig, op een vaste plaats en een vast moment georganiseerd en heeft deze een beperkte, vaste duur. Licht uw medewerkers tijdens de eerste staande vergadering in over de te volgen werkwijze. Leg bijvoorbeeld uit dat de vergadering staande en in een kring plaatsvindt om de dynamiek te verbeteren. Geef aan dat iedereen aanwezig moet zijn en dat luisteren en een goede interactie essentieel zijn, omdat de medewerkers hierdoor beter op elkaar afgestemd raken. Doordat de voortgang dagelijks wordt doorgenomen, ontstaat een grotere betrokkenheid. U kunt een voorwerp meenemen dat de medewerkers elkaar toegooien om de ander het woord te geven. Weet u niet welk voorwerp u moet kiezen? De ICT-afdeling van VDAB/FOREM gebruikt een knuffel.

Een gestructureerd verloop

Tijdens een staande vergadering bespreekt elke deelnemer systematisch drie punten: Wat heb ik gisteren gedaan, wat ga ik vandaag doen en welke problemen ondervind ik? Deze laatste vraag is essentieel, omdat ze een sfeer van samenwerking bevordert. De leider van de vergadering moet ervoor zorgen dat deze vraag systematisch en op een transparante manier wordt besproken. Dat betekent dat iedereen zich vrij moet voelen om een probleem te melden en om hulp te vragen. Op dit punt is de stand-up meeting anders dan traditionele voortgangsmeetings en vergaderingen, die vooral draaien om technische details of nieuwe verzoeken, en die meestal geleid worden door een vergaderleider die de discussie monopoliseert. Laatste tips: zorg voor een ontspannen sfeer en zorg dat de vergadering efficiënt blijft door alleen de huidige situatie te bespreken, en niet de middellange of lange termijn. 

Marc Henri De Bruyne

Bijdrage:

Marc Henri De Bruyne

Marc Henri De Bruyne is docent in public relations aan de Haute Ecole Libre de Bruxelles, consultant in communicatie, oprichter van het agentschap Vademecom en het pan-Europese netwerk ComUnity.pro. Hij is bijzonder nieuwsgierig en heeft vele passies waaronder ornithologie. Op zijn gelukkigst is hij met een goed glas wijn in de ene hand en een grote sigaar in de andere.

Verzend