Afscheid nemen van een medewerker is een moeilijk maar dikwijls noodzakelijk proces. Het vereist een goede voorbereiding omtrent de informatie die men zal verstrekken, maar ook inzake de werkwijze. Vermits het gaat om een administratief nauwkeurig te volgen procedure, dient deze met de grootste zorg te worden uitgevoerd.  

De verplichte ontslagprocedure

De procedure bestaat uit drie essentiële en verplicht uit te voeren stappen :

  1. Een oproepbrief, aangetekend verstuurd en met ontvangstbevestiging. Deze kan ook overhandigd worden aan de betrokkene, mits aftekening voor ontvangst, en betreft een voorafgaandelijk gesprek waarin een sanctie wordt aangekondigd die eventueel ontslag kan betekenen.
  2. Een voorafgaand onderhoud om de problemen te bespreken die zich met uw medewerker voordoen.
  3. Een ontslagbrief, aangetekend verstuurd en met ontvangstbevestiging, minstens twee dagen na het onderhoud. Deze brief dient ‘een objectieve, reële en welomschreven reden van ontslag aan te geven’, zo benadrukt Youssef Ouadi, docent human resources.

Zonder deze verschillende stappen is een ontslag niet rechtsgeldig

Het voorafgaand onderhoud

Volgens Youssef Ouadi dient men een aantal gedragsregels te respecteren die, ondanks de situatie, het bedrijfsimago ten goede komen :

  1. Het onderhoud niet overlaten aan een derde. Het dient gevoerd door de hiërarchische overste zelf.
  2. De medewerker op een waardige en respectvolle manier behandelen.
  3. De gesprekspartner dient zijn boodschap op een eerlijke, directe en heldere manier te brengen.
  4. De medewerker de kans geven om vragen te stellen. Luisteren naar zijn opmerkingen en hem zonder omwegen antwoorden.
  5. Begrip opbrengen voor het leed van de ontslagen medewerker. Voldoende emotionele intelligentie aan de dag leggen, niettemin objectief blijven en emoties niet de bovenhand laten nemen.
  6. Het onderhoud beëindigen in een positieve sfeer: erken en waardeer de bijdragen die de medewerker voorheen heeft geleverd.

Het ontslag aankondigen

Na dit onderhoud, en indien u beslist om de medewerker te ontslaan, roept u hem opnieuw op om op een heldere manier de redenen van uw beslissing duidelijk te maken. Het is beter om een vergoeding uit te betalen dan met een ontslagaanzegging te werken, dit om elke negatieve stemmingmakerij binnen het bedrijf te vermijden na de ontslagaankondiging. Eens uw medewerker de werkplek heeft verlaten, neemt u de tijd om er met uw collega’s op een open manier over te praten. Youssef Ouadi raadt aan om de andere medewerkers gerust te stellen en zo elke onrust of gerucht aangaande hun eigen werkzekerheid de kop in te drukken. Wees tenslotte beschikbaar om alle vragen te beantwoorden.

Een ontslag goed omkaderen betekent een geslaagde afhandeling. Besef dus het belang van een goede voorbereiding, objectiviteit en de betrokkenheid van heel uw ploeg in zo’n situatie.

Bijdrage:

Youssef Ouadi

Youssef Ouadi is coach op het gebied van leadership. Hij deed gedurende meer dan 15 jaar ervaring op bij grote internationale organisaties en leidt op dit moment een doctoraatsonderzoek aan de Solvay Brussels School of Economics and Management (ULB).

Verzend