Feedback geven, het lijkt de meest voor de hand liggende en vanzelfsprekende taak en toch hebben veel leidinggevenden en managers het er moeilijk mee. Hoe pakt u dit constructief aan en wat zijn de do's-and-don'ts? Katleen De Stobbeleir, Associate Professor aan Vlerick, geeft haar visie. 

Duidelijkheid is key

“Over adequaat feedback geven zijn al honderden modellen opgesteld en hele bibliotheken volgeschreven, maar er zijn toch wel enkele basisprincipes die heel vaak terugkomen”, zegt professor De Stobbeleir. “Een belangrijke voorwaarde om goede feedback te geven, is dat u heel duidelijk bent. Het heeft echt geen zin om rond de pot te draaien. Zeker als het negatieve feedback is, is dat volgens mij de enige manier om die respectvol over te brengen.”

“Feedback is dus best heel direct en concreet”, aldus De Stobbeleir, “zowel de positieve als de negatieve. Sommige leidinggevenden zeggen bijvoorbeeld: “Ik vind jou nogal dominant”, maar net omdat het zo algemeen is, kan het kwetsend zijn. Want wat is dat dan “dominant”? In plaats daarvan kunt u beter een concrete situatie aanhalen: “Jij onderbreekt me voortdurend en laat me niet uitpraten”. Dat geldt ook in positieve gevallen: aan “Ik vond het goed” of “Ik ben tevreden” hebben mensen niet zo veel. Leg altijd uit waarom u tevreden was.” 

“Soms verschuilen leidinggevenden zich ook wel eens achter de collega’s”, zegt De Stobbeleir, “maar dat is geen goed idee. “De collega’s hebben gezegd dat…”, is geen goede aanpak. Correcter is: “Ík vind dat…”: Het komt veel sterker over en sluit bovendien alle discussie uit. Hebben de collega’s dat wel gezegd en wie dan wel en wanneer...? Vermijd dat u in een eindeloos straatje terecht komt!” 

Grote emoties voor betere feedback

“Feedback mag gerust emoties (boosheid, frustratie of verdriet) teweeg brengen bij de ontvanger. Dat is niet altijd gemakkelijk, maar die emoties zorgen er voor dat de boodschap doordringt en dat wat u vertelt echt aankomt. Positieve emoties mogen natuurlijk ook. In het algemeen wordt er volgens mij te weinig positieve feedback gegeven. U kunt bijvoorbeeld uw team gerust aanmoedigen om onderling feedback geven. Dat is een gezondere situatie dan dat de baas een soort “doorgeefluik” wordt van frustraties die binnen de groep leven.”

Als u tijdens een feedback doelstellingen meegeeft, mogen die uw medewerkers uitdagen. “Het kan geen kwaad om uw teamleden even uit hun comfortzone te duwen, maar het heeft geen zin om doelstellingen te geven waarvan u en de werknemer op voorhand al weten dat ze compleet onhaalbaar zijn. De lat een stukje hoger leggen kan leiden tot een goede dynamiek.” 

Gewoontes doorbreken

Blijft natuurlijk de vraag: wat mag u van de feedback verwachten? “Uit alle onderzoek blijkt dat er na het feedback-moment vaak een snelle en positieve verbetering volgt”, zegt De Stobbeleir. “Helaas blijft dat vaak niet duren en duiken oude patronen al snel weer op. Op dat moment is het belangrijk om te blijven coachen en een tweede gesprek aan te gaan. Gewoontes doorbreken is niet gemakkelijk en als leidinggevende moet u geduld hebben. Als blijkt dat na langere tijd de feedback niets heeft uitgehaald, mag u daar consequenties aan verbinden. Dat moet zeker niet meteen een ontslag zijn, maar u kunt bijvoorbeeld de afspraken op papier zetten of bepaalde taken bij de werknemer wegnemen. In alle geval blijft opvolging noodzakelijk.”

Katleen De Stobbeleir

Katleen De Stobbeleir is Associate Professor Human Resources Management & Leadership aan de Vlerick Business School. Daarnaast is ze verbonden aan JUMP, een netwerk dat streeft naar de promotie van vrouwen op professioneel vlak.

Verzend