Se séparer de l’un de ses collaborateurs est un processus difficile mais parfois nécessaire. Il requiert une bonne préparation des informations que l’on va communiquer mais aussi de la manière dont on va le faire. Comme c’est une procédure rigide en termes administratifs, elle mérite d’être exécutée avec le plus grand soin. 

La procédure obligatoire de licenciement

La procédure inclut trois phases essentielles et obligatoires :

  1. Une lettre de convocation envoyée par recommandé avec accusé de réception. Elle peut aussi être remise en mains propres contre décharge pour un entretien préalable annonçant une éventuelle sanction pouvant aller jusqu’au licenciement.
  2. Un entretien préalable pour discuter des problèmes rencontrés avec votre collaborateur.
  3. Une lettre de licenciement envoyée par recommandé avec accusé de réception au minimum deux jours après l’entretien préalable présentant « une cause de licenciement objective, existante et exacte », souligne Youssef Ouadi, professeur en gestion des ressources humaines.

Sans ces étapes, un licenciement ne peut pas être valable au regard de la loi.

L’entretien préalable

Selon Youssef Ouadi, il y a des bonnes pratiques à respecter pendant l’entretien préalable afin de projeter, malgré la situation, une bonne image de l’entreprise :

  1. Ne pas déléguer l’entretien préalable à une tierce personne. Il doit être conduit par le chef hiérarchique.
  2. Traiter le collaborateur de manière digne et respectueuse.
  3. L’interlocuteur doit délivrer son message de façon honnête, directe et claire.
  4. Donner la possibilité au collaborateur de poser des questions. Ecouter ses observations, et lui répondre de façon assertive.
  5. Comprendre la souffrance du collaborateur licencié. Opérer avec intelligence émotionnelle en restant objectif, et en ne tombant jamais dans l’affect.
  6. Terminer l’entrevue sur une note positive : reconnaissez et valorisez le travail et les contributions antérieurs du collaborateur.

Annoncer le licenciement

Suite à cet entretien, si vous décidez de licencier votre collaborateur, convoquez-le à nouveau pour lui expliquer de manière claire les éléments qui ont motivé votre décision. Il est conseillé de payer des indemnités plutôt que de le licencier avec préavis pour éviter toute mauvaise influence dans l’entreprise après annonce du licenciement. Une fois que votre collaborateur quitte les lieux, prenez le temps d’en parler avec tous vos collègues de façon honnête. Youssef Ouadi invite à rassurer ses collaborateurs en minimisant préoccupations et rumeurs sur leur propre sécurité d’emploi, afin d’éviter toute influence négative. Enfin, soyez disponible pour répondre à toutes les éventuelles questions qu’ils pourraient avoir.

Cadrer un licenciement, c’est s’assurer de sa réussite. Gardez donc bien en tête l’importance d’être préparé, objectif, et concerné par toute votre équipe dans une telle situation.

Youssef Ouadi

Youssef Ouadi

Youssef Ouadi est coach en leadership, il a construit son expérience de plus de 15 ans au sein de grandes organisations internationales et mène actuellement une recherche doctorale à la Solvay Brussels School of Economics and Management (ULB). 

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