Les vidéos conférences peuvent vous faire épargner du temps et des frais de déplacements. Mais pour ce faire, elles doivent être réussies ! Nous vous partageons quelques astuces pour organiser une vidéo conférence efficace.

Choisissez le bon outil

Il existe plusieurs programmes pour réaliser une conférence en ligne. Le choix dépend de votre type de meeting. Voici les outils que nous recommandons : 

  • Skype pour les conversations en seul à seul.

  • Google Hang Out quand vous souhaitez inviter plusieurs personnes. Ce programme met automatiquement votre webcam en avant lorsque vous prenez la parole. 

  • Talky pour les vidéos conférences où vous souhaitez partager une partie de votre écran. Idéal pour faire le point sur un projet en cours !  

La préparation, c’est 90% du succès

  • Prenez note du fuseau horaire de votre partenaire. Les vidéos conférences sont particulièrement utiles lorsqu’il faut contacter une personne située à l’autre bout du monde mais, dans ce cas, il est crucial de fixer l’appel à une heure convenable pour chacun des participants. 

  • Est-ce que votre contact dispose des mêmes notions informatiques que vous ? Si non, envoyez lui un petit mail d’explication avant votre appel. Testez aussi votre connexion internet pour éviter les mauvaises surprises. En faisant de la sorte, vous éviterez de passer pour un amateur.

  • Il faut parler d’un document pendant l’appel ? N’attendez pas pour l’envoyer à votre correspondant. Envoyez un mail avant l’appel ou partagez un dossier sur Dropbox

Suivez les règles de bonnes conduite

  • Habillez-vous comme si vous alliez à une réunion et faites en sorte que le champ de vision de votre webcam soit présentable, dépourvu d’effets trop personnels.

  • Regardez toujours l’objectif de la caméra et non pas votre écran. Votre correspondant aura l’impression que vous le ou la regardé droit dans les yeux. Comme ce n’est pas toujours simple, vous pouvez aussi éteindre votre écran. N’oubliez pas aussi de bien placer votre caméra. Le gros plan n’est pas toujours flatteur.

  • N’intérrompez pas les participants ! Une telle attitude peut briser le message des autres et donner une mauvaise image. N’hésitez pas à éloigner ou éteindre votre micro lorsque quelqu’un d’autre parle. Cela lui permettra aussi de ne pas entendre des bruits de fonds pendant sa prise de parole. 

To video or not to video

Dans certains cas, une réunion virtuelle est pas recommandée. Il n’y a rien de tel qu’une rencontre l n'y a toujours rien comme une rencontre personnelle pour une réunion sur un sujet sensible , une négociation ou d'une première rencontre avec un client. Alors réfléchissez bien avant d'envoyer une invitation !

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