Organiser un événement tel qu’une conférence  requiert du temps et une bonne préparation en amont. Gérôme Vanherf est président de Gotoro, une asbl liégeoise organisant des événements autour de trois piliers: inspiration, action et networking. Il y est responsable de l’organisation des TedxLiège, des conférences inspirantes adressées aux actuelles et futures âmes d’entrepreneur. Il nous livre ses conseils.

Prenez-y vous à l’avance

Si vous prévoyez d’organiser un événement, que ce soit une conférence ou une activité de networking, mieux vaut vous y prendre quelques mois à l’avance et vous entourer d’une équipe motivée en qui vous avez confiance. Dès l’objectif et la thématique fixés, bloquez une date et partez à la recherche d’une salle ayant un emplacement et une taille adaptés. « Pour la troisième édition du TedxLiège, nous avons réservé la salle un an à l’avance », indique l’organisateur. Dans le cas d’un événement nécessitant des orateurs à l’agenda chargé, il est également plus prudent de les contacter rapidement.   

Faites la promotion

Les coûts liés à la promotion de votre événement peuvent être limités si elle est réalisée en ligne. L’expert conseille de tirer profit des réseaux sociaux qui permettent, pour un petit budget, de cibler des milliers de personnes dans le domaine et la zone géographique concernés, mais également d’exploiter les réseaux existants. Son équipe est par exemple en partenariat avec Liège Together, une initiative de la ville, pour porter le TedxLiège.  Niveau pratique, Gérôme Vanherf conseille de privilégier les événements sur inscription et moyennant une (faible) participation financière, car cela réduit considérablement le taux de défection.

Profitez d’outils gratuits

De nombreux outils proposent des versions de base gratuites qui peuvent faciliter l’organisation de vos événements. Pour simplifier le suivi de votre travail en équipe, vous pouvez recourir à une plateforme de communication et d’échange de fichiers, telle que Slack. Certains sites vous aident à gérer les inscriptions et la vente de vos billets. C’est le cas d’Eventbrite et de Preesale, ce dernier présentant l’avantage de placer un lien directement sur la page Facebook de votre événement. Enfin, si vous choisissez de créer un site pour présenter votre conférence, il est possible de le faire à faible coût avec Wordpress par exemple

Répétez avant, débriefez après

Pour réduire les imprévus inévitables dans le milieu événementiel, il est plus que recommandé de tester, le jour-J, les lumières, micros, projecteurs, … mais aussi de vérifier la disposition des tables, le vestiaire ou encore le fléchage du parking.  Une rencontre avec vos orateurs une bonne heure avant leur prestation est aussi l’occasion de les briefer une dernière fois et de les déstresser… à moins que ce ne soit vous qui ayez besoin de déstresser? Une fois votre événement passé, pensez à envoyer un court questionnaire de satisfaction aux participants et à réaliser un débriefing en interne afin de voir ce qui peut être amélioré. 

Allez-y progressivement

Dernière recommandation de Gérôme Vanherf et pas la moindre: « Si vous souhaitez organiser une conférence ou tout autre événement, il est préférable de commencer à petite échelle et de grandir étape par étape. Lors de la première édition du TedxLiège en 2014, nous avons rassemblé 120 participants. Cette année, nous en comptions déjà quatre fois plus et ce fut un réel succès ». À vous de jouer !

Gerome Vanherf

Gérôme Vanherf

Gérôme Vanherf est président de l’asbl Gotoro qui organise une série d’événements orientés entreprenariat et innovation. Il y est responsable de l’organisation des TEDxLiège. Il est également manager chez LeanSquare, un accélérateur et investisseur de start-ups de la nouvelle économie.

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