Une réunion constitue une manière efficace d'échanger des informations, d'aborder des problèmes et de prendre des décisions importantes pour votre entreprise. Malheureusement, les meetings génèrent aussi souvent des frustrations : ils prennent beaucoup de temps et ne donnent que peu de résultats. Ces cinq étapes vous permettront d'organiser des réunions productives qui déboucheront sur des actions concrètes permettant à vos collaborateurs d'avancer. 

Etape 1 : Définissez les points de l'ordre du jour et les objectifs associés

Déterminez au préalable les sujets qui seront abordés lors de la réunion, le temps à consacrer à chaque thème et les objectifs attendus du meeting. Souhaitez-vous par exemple avoir un échange sur de nouvelles idées, communiquer des informations ou définir des objectifs pour votre entreprise ? Si ces points sont établis avec précision, vous pourrez ensuite évaluer si les objectifs visés ont été atteints. Communiquez au préalable aux participants un aperçu de l'ordre du jour afin que ceux-ci sachent à quoi s'attendre et puissent éventuellement se préparer.   

Etape 2 : Déterminez les participants

Plus il y a de participants, plus l'efficacité de la réunion peut être compromise. Limitez dès lors le nombre de personnes au strict nécessaire. Certains collègues ne sont par exemple concernés que par un seul point de l'ordre du jour: donnez-leur la possibilité de ne venir que plus tard ou de partir plus tôt afin d'éviter les pertes de temps précieux.

Etape 3 : Respectez strictement votre planning

Essayez de toujours commencer votre réunion à l'heure afin de ne pas perturber la suite du planning de la journée. Veillez à la pertinence des discussions pour éviter d'éluder des points à l'ordre du jour. Abordez les points l'un à la suite de l'autre. Une fois qu'une décision claire est prise sur le thème en question, passez au point suivant. Désignez une personne en charge du respect strict du planning.

Etape 4 : Invitez chacun à participer activement

Il est important que chaque participant puisse s'exprimer et ose prendre la parole. Stimulez l'interactivité afin que la position de chacun soit prise en compte à sa juste valeur. Encouragez chacun à exprimer ses idées tout en tempérant les discussions passionnées. Cherchez le moyen de dégager un consensus !

Etape 5 : Rédigez un rapport

Terminez la réunion par un bref rappel des points de l'ordre du jour abordés, les conclusions décidées et le plan concret des actions à entreprendre. Envoyez un rapport concis et précis à chaque participant par courriel dans les 24 heures. Ce document permettra à chacun de savoir ce que l'on attend de lui et d'assurer un suivi aisé.


Karolien Vandersmissen

Karolien Vandersmissen

Karolien Vandermissen est active depuis onze ans dans les médias flamands. Elle a travaillé sur de nombreuses productions audiovisuelles comme "profession sans frontières" et "Tournée Générale". Elle obtient aussi beaucoup de satisfaction à écrire pour une variété de médias. 

Confirmer