Dans toute entreprise, en plus des tâches intrinsèquement liées à votre métier, nombreuses sont les tâches auxiliaires qui méritent toute votre attention. L’on songe ici à la comptabilité, à la politique du personnel, à l’IT ou encore au nettoyage. Autant d’activités qui n’appartiennent pas à votre core business mais qui sont néanmoins indispensables. Il vaut dès lors la peine d’envisager d’externaliser pareilles tâches. Dominique Kindt, managing director de With, entreprise spécialisée dans l’accompagnement à l’outsourcing, souligne ici quelques points d’attention avant d’externaliser une activité.

Qu’est-ce que l’outsourcing?

“L’outsourcing, ou externalisation, est le procédé par lequel vous n’exercez plus une tâche ou un ensemble de tâches vous-même mais vous le faites faire par une société externe. L’externalisation peut être envisagée à petite ou à grande échelle et dans différents secteurs d’activité. L’outsourcing offre plusieurs avantages : souvent, une entreprise spécialisée peut offrir des produits ou des services à meilleur prix et de manière plus flexible. Si vous avez un comptable dans votre personnel par exemple, il aura une grosse charge de travail et devra prester des heures supplémentaires en période de pointe, mais il aura sans doute trop peu de travail en dehors de ces périodes. Si vous déléguez ce service auprès d’un cabinet comptable externe, vous n’aurez plus de souci à vous faire et vous ne payerez que les heures qui vous sont facturées”, souligne Dominique Kindt en résumant les avantages de l’outsourcing.

Elaborer une stratégie

“Avant d’externaliser un service, réfléchissez bien aux tâches spécifiques que vous voulez externaliser”, conseille Kindt. “Il n’y a pas d’outsourcing sans risques – des risques comme une perte de qualité du produit ou du service, ou une augmentation inattendue des coûts. Il est capital que votre entreprise mette d’abord au point une stratégie judicieuse pour évaluer ces risques.” Fixez donc à l’avance des objectifs clairs, aussi bien qualitatifs que financiers, et n’y dérogez pas.

Etre réaliste

L’outsourcing est un moyen de faire travailler son entreprise efficacement mais ce n’est pas un remède universel. “Ne comptez pas sur des promesses commerciales qui ne pourront être tenues. Si votre département IT par exemple est très désorganisé et que vous décidez d’externaliser cette activité, ne vous attendez pas à ce qu’une entreprise externe vienne mettre de l’ordre pour un budget inférieur à ce que vous consacriez jusqu’à présent à ce service. Do the mess for less is impossible.”

Fixer des conventions claires

“Après la phase de négociations, vient la mise en oeuvre du produit ou du service dans votre organisation. N’oubliez pas que les personnes qui en seront responsables ne sont pas les mêmes que celles avec qui vous avez négocié”, rappelle l’expert en externalisation. “Il peut arriver que la situation dégénère en un problème de confiance. Ne vous fiez donc pas uniquement aux chiffres, mais choisissez un partenaire avec qui vous vous sentez bien. Et convenez avec lui de règles claires pour que la relation reste agréable et constructive.”

Ne pas oublier la dimension humaine

Si vous externalisez un service, la responsabilité de son exécution passe des collaborateurs internes à l’entreprise au prestataire de services externe. “Il n’est pas rare que ces personnes internes retrouvent un emploi dans la société auprès de laquelle vous avez externalisé le service. Ce transfert n’est pas toujours évident, surtout pour les plus anciens de vos collaborateurs concernés. N’oubliez donc jamais la dimension humaine et prévoyez un bon accompagnement et un changement progressif pour que la transition se passe en douceur.”

Respecter la législation

Cela peut paraître l’évidence même, mais pour beaucoup d’entreprises qui envisagent d’externaliser, la législation va constituer un sujet de réflexion supplémentaire. “C’est souvent le cas pour la cct 32bis. Cette convention régit les droits et devoirs des employés lors de leur passage d’une société à l’autre – ce qui arrive régulièrement dans les situations d’outsourcing”, explique Kindt. Exemple : ce n’est pas parce qu’on externalise une activité qu’on peut se permettre de licencier tout simplement l’employé affecté par cette décision. Pour éviter les problèmes, il est donc préférable de bien s’informer auparavant. 

L’outsourcing peut être une entreprise hasardeuse, mais à partir du moment où vous disposez d’une stratégie élaborée et d’une approche bien planifiée, votre société peut en tirer les avantages dont elle a besoin.

Dominique Kindt

Dominique Kindt

Dominique Kindt est le Managing Director de With, entreprise spécialisée dans l’accompagnement à l’outsourcing. Il est également professeur invité à la Solvay Brussels School of Economics and Management et président de la European Outsourcing Association – Belgian Chapter.

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