Tous les jours, nous perdons tous encore trop de temps et d’énergie à rechercher, imprimer et classer des documents plutôt que de les digitaliser. La dématérialisation de nos documents serait-elle la solution à cette perte d’efficacité au sein de nos entreprises ? Comment se mettre au « paperless » ?  Eléments de réponse et de réflexion avec Rafi Hassani, Managing Director de Digitec Solution et expert en gestion documentaire.

Le « paperless » dans l’air du temps

Passer en mode « paperless » - pour un particulier comme une entreprise - trouve tout son sens dans le contexte actuel. L’heure est en effet plus que jamais à:

 

  1. L’évolution continue des technologies : passage des photocopieurs aux scanneurs, puis aux appareils multifonctions ;
  2. L’hyperconnectivité (smartphone, big data…) et l’évolution de la façon dont on diffuse l’information (passage du courrier papier au mail) ;
  3. La recherche de toujours plus de mobilité.

Rafi Hassani illustre comment un entrepreneur peut ainsi s’affranchir de certaines contraintes et gagner en agilité : « On ne pourrait pas être mobile avec un tas de dossiers papier sur soi. On peut aussi avoir envie ou besoin de consulter des documents à un autre moment ou un autre endroit qu’au bureau ».

Les avantages de la dématérialisation

Concrètement, la dématérialisation de l’information et des échanges peut modifier toute la vie d’une entreprise et de ses collaborateurs. Cela représente en effet un gain en termes de :

 

  1. Consommables (papier et encre);
  2. Temps : moins d’étapes de copie, agrafage, classement, stockage, distribution de courrier dans les bureaux, etc. ;
  3. Espace : on peut libérer parfois même un étage entier en se débarrassant de ses archives papier ;
  4. Réduction de coûts : pas seulement du fait de moins acheter de papier et d’encre, mais aussi parce qu’on peut aller jusqu’à la mise en location des espaces libérés ;
  5. Bien-être au travail : les employés peuvent se partager les mètres carrés autrefois destinés au classement ;
  6. Facilité d’utilisation : l’information est centralisée et d’accès aisé ;
  7. Fiabilité et réduction des risques d’erreurs ou de pertes d’informations à condition de bien protéger leur stockage et accès (moins de crainte de devoir rechercher un document glissé dans le mauvais dossier) ;
  8. La durabilité : même si les scanneurs et autres procédés de numérisation restent énergivores, réduire la consommation de papier et d’encre dans son entreprise est aussi une première étape pour développer un comportement plus éco-responsable chez ses collaborateurs. Selon une autre école : la création et l’utilisation d’appareils tels que les scanneurs et autres procédés de numérisation restent encore énergivores.

Garantie de sécurisation et de confidentialité

La question de la sécurisation des données ne se pose pas non plus : « On peut certes oublier son smartphone ou sa tablette avec tous ses documents dans le train comme cela se produisait avec les dossiers papier. Mais dans le cas des documents virtuels, il reste toujours la solution de traçabilité, des backups, du Cloud ou encore les mots de passe et autres cryptages des données confidentielles. De la même façon qu’il existe des destructeurs de documents papier, il est aussi possible de supprimer toute trace de certains documents virtuels ».

Le « paperless » pour tout secteur et toute entreprise

Avec une 6e position au classement européen des pays digitaux (d’après le magazine Peoplesphere), la Belgique ne figure pas parmi les mauvais élèves. Mais on peut encore tous œuvrer à notre niveau afin de monter dans ce classement. Toute entreprise et tout secteur d’activité, qu’il s’agisse du privé comme du public., peut passer au « paperless » en prenant de nouvelles habitudes et en habituant leurs clients et partenaires à celles-ci. De plus, dès 2018, une loi imposera aux institutions européennes le passage au virtuel, avec comme avantage supplémentaire, la standardisation des échanges entre pays. L’autorité flamande a déjà anticipé en matière d’e-facturation.

De nouvelles habitudes à mettre en place selon son échelle

L’employeur devra donner à ses collaborateurs les moyens d’acquérir de nouvelles habitudes pour créer tous ensemble une nouvelle culture d’entreprise, plus numérique. Ce sera sans doute moins nécessaire auprès des « digital native » (c’est-à-dire les personnes nées et ayant grandi avec le digital). Quelques exemples pour mettre en place le « paperless » au sein de son entreprise :

 

  1. Instaurer l’usage de la signature virtuelle (c’est-à-dire disposer une bonne fois pour toute d’une version scannée de sa signature pour ne plus apposer chaque fois au stylo sa signature au bas d’un document papier) ;
  2. Passer le plus possible de commandes en ligne et adresser des factures électroniques ;
  3. Supprimer les brochures papier et les remplacer par des brochures virtuelles. De quoi combler les nostalgiques du papier, d’autant que l’on peut même en tourner les pages virtuellement, et entendre leur bruit !
  4. Investir dans du matériel pour ses collaborateurs : par exemple, des tablettes pour permettre à son personnel d’encoder les commandes sur celles-ci plutôt que sur des blocs-notes dans le cas d’un restaurant.

Vers une meilleure version de son métier et de son entreprise

Y a-t-il lieu de s’inquiéter d’une éventuelle disparition de certains métiers ? Pas nécessairement, et ce même si l’on est actif dans le secteur du document papier ou du traitement de celui-ci. L’expert en gestion documentaire le confirme : « La digitalisation permet plutôt de réinventer son métier, voire même d’adapter son offre ou encore de faire naître de nouveaux métiers directement liés à la digitalisation. Il y a donc création de valeur : cela permet de faire grandir son entreprise et d’aller vers les clients avec une expérience renforcée ainsi qu’une palette agrandie de compétences ».

Rafi Hassini conclut : « Ne pas évoluer vers le paperless serait un retour en arrière. Il convient de le faire non pas pour surfer sur la vague ‘Be green, keep it on the screen !' (ou plus littéralement « Soyez écologique, laissez-le sur l’écran ! ») mais par conviction.  Comme vous pourrez le lire sur Digital Belgium, il s’agit en effet d’une véritable révolution numérique qui va créer de belles opportunités de croissance pour tous ».

Rafi Hassani

Rafi Hassani

Rafi Hassani est Managing Director de Digitec Solution depuis une vingtaine d’années. Cette entreprise est active dans la gestion documentaire (solutions d’impression, de numérisation et transfert de documents) et les imprimantes 3D.

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