Fin 2016, les économies totales réalisées grâce à la facturation électronique s’élevaient à 1,01 milliard d’euros. Si l’on passait à la facturation 100% électronique, les entreprises belges réaliseraient une économie supplémentaire de 2,36 milliards d’euros. Comme les chèques-repas papier, remplacés au 1er janvier 2016 par leur variante électronique, les factures papier ont toutes les chances – et de bonnes raisons ! –de disparaître. Petit état des lieux avec Marc Van Thournout, spécialiste en e-comptabilité et en facturation électronique.

Electronique versus papier, quelles différences ?

La facture électronique - ou « facture numérique » ou « e-facture », ou encore en anglais, « e-invoice » - est, comme la facture papier, un des éléments qui constate un contrat entre un fournisseur et un client. Facture papier et facture électronique sont régies depuis 2013 par les mêmes règles, à savoir être :

  • Intègre (le contenu de la facture ne peut pas avoir subi des modifications) ;
  • Acceptée (par celui à qui elle est adressée) ;
  • Pérenne (c’est-à-dire consultable sans difficulté pendant 7 ans à partir du 1er janvier de l’année qui suit son émission) ;
  • Lisible et complète en matière de champs légaux (adresse, coordonnées, n° de TVA… de l’expéditeur comme du destinataire, détails des fournitures ou prestations…).

 

Ce qui distingue la facture électronique de la facture papier, c’est son mode d’adressage. Il est possible de transmettre la facture électronique :

  • Par voie intégralement électronique, grâce à des logiciels émettant des factures de type XML ou grâce à des portails web (de type Koalaboox, Codabox, baasware…).
  • Par e-mail (avec un document en annexe, par exemple un PDF).

Une économie de 9,01 euros par facture

Faire le choix de la facturation électronique induit plusieurs avantages non négligeables, tels que :

  • Une diminution considérable des charges administratives liées à la rédaction, à l’envoi, à la réception, au traitement et à l’archivage des factures ;
  • Une réduction des coûts (d’impression, de papier, de timbres) et des heures de travail associées ;
  • Un gain de place et de temps (libération des espaces d’archivage, pas de dépôt de courrier à la poste ni de déplacement chez son comptable avec ses documents sous le bras) ;
  • Une diminution du nombre de manipulations, du risque de pertes de documents et d’erreurs de retranscriptions ;
  • Une visibilité en temps réel de sa trésorerie (grâce à une application sur son smartphone, l’entrepreneur en déplacement peut voir s’il a été payé par son client) ;

Un progrès en matière de démarche RSE (Responsabilité Sociétale de l’Entreprise) grâce à une réduction de la consommation de papier, d’encre… ;

 

Selon les calculs de l’Agence pour la Simplification Administrative (ASA) entraîne une économie de 9,01 euros par facture. 

Toujours plus de factures électroniques mais…

Depuis le 1er janvier 2013, les factures électroniques et papier sont traitées de façon égale par la TVA. Elles peuvent être envoyées et reçues aussi bien sur papier qu’au format électronique. Au niveau européen, l’ambition est d’atteindre 50% de la facturation électronique d’ici 2020. En Belgique, nous avions déjà franchi ce cap en 2016, avec 58,6% de factures adressées par voie électronique !

Mais Marc Van Thournout nuance toutefois : « Dès le départ, on a confondu le transport électronique et la facture électronique. En effet, on a remplacé le papier par du PDF. La plupart du temps, la facture est donc encore et toujours imprimée, non plus par l’expéditeur mais, à présent, par le destinataire. Parfois, ce PDF est adressé directement au comptable, en sautant par conséquent l’étape d’acceptation. Dans ces cas, l’effet escompté des factures électroniques n’est donc pas vraiment atteint, et c’est surtout le cas dans les TPE et PME ».

Un bon exemple venant de nos institutions

C’est la raison pour laquelle les autorités ont pris diverses initiatives. Une Directive européenne imposera, à partir de fin 2018, aux autorités publiques le passage au virtuel lors des marchés publics, avec comme avantage supplémentaire, la standardisation des échanges entre pays. Même initiative de notre gouvernement, qui a remplacé son interface fournisseurs par une interface PEPPOL (pour Pan European Public Procurement On Line). Marc Van Thournout explique comment l’administration flamande figure, elle aussi, parmi les bons élèves : « La Flandre a vraiment voulu aller de l’avant. Il a ainsi été décidé que tous les fournisseurs voulant traiter avec les administrations flamandes devraient utiliser exclusivement l’e-invoicing. Ces entreprises décidant de passer à l’interface PEPPOL ont alors reçu des aides et outils de l’administration ».

Dans l’intérêt des grosses entreprises comme des TPE

Cela a un sens pour de grosses entreprises, comme des fournisseurs d’énergie, qui adressent des milliers de factures par mois à des clients et qui peuvent envisager un gain sur la masse de l’envoi. Ou encore celles qui traitent avec des marchés publics. Mais qu’en est-il du petit entrepreneur habitué à travailler sous Word et Excel ? Ou encore de celui qui est réfractaire au numérique ? Marc Van Thournout explique l’intérêt qu’il y a de suivre les pionniers en la matière : « Il y a des entrepreneurs qui ne passent pas encore à l’e-invoicing, comme ceux proches de la pension ou ceux qui facturent très peu. Dans le privé, il n’existe à ce jour aucune obligation. Mais pour les TPE, c’est pourtant tout bénéfice. L’e-facturation n’est ni plus difficile d’apprentissage ni plus coûteuse que les logiciels de gestion du commerce. C’est aussi l’avenir, par exemple, pour le petit entrepreneur actif dans le commerce de détail qui veut se lancer dans l’e-commerce. Car e-facturation et e-commerce vont de pair ! ».

 

Notez que l’ASA organise des sessions d’informations organisées en collaboration avec des fédérations professionnelles, des organisations d’entreprises et des institutions publiques.

Pour plus d’infos : http://www.efacturation.belgium.be/fr

Rapport de mesure 2016 de l’ASA

Marc Van Thournout

Marc Van Thournout

Marc Van Thournout est comptable-fiscaliste IPCF (Institut Professionnel des Comptables et Fiscalistes agréés) et membre du Conseil national I.P.C.F., Professeur, conférencier et formateur pour entrepreneurs et professionnels du chiffre, il est aussi spécialiste en e-comptabilité et en facturation électronique. Membre de la Belgian Task Force For E-Invoicing et du business expert Group de la FEB, il travaille depuis 2011 sur le projet « Un grand défi pour 2020 : 50% de factures électroniques ». Avant cela, il a en outre travaillé sur les projets de carte d’identité électronique et a collaboré étroitement à la création de la déclaration fiscale électronique pour les sociétés et personnes morales : « Biztax ».