Dans un premier article, nous nous sommes penchés sur les chiffres d’absentéisme les plus récents : il en est ressorti que le nombre d’absences – en particulier de longue durée – ne cesse d’augmenter en Belgique. Que pouvez-vous faire en tant qu’entrepreneur pour limiter ces absences au sein de votre entreprise ? Elisabeth Van Steendam, consultante en absentéisme chez Securex, donne quelques conseils.

Absences : bien plus qu’un problème d’ordre pratique

L’absentéisme est un problème auquel chaque employeur se retrouve tôt ou tard confronté : les gens tombent de temps en temps malades. On n’y peut rien. Concrètement, le traitement de ces absences se réduit souvent à l’aspect pratique des choses : quelles sont les procédures, qu’en est-il du certificat médical, du suivi, etc. ? L’aspect humain est en général ignoré, surtout dans les grandes entreprises. Pourtant, vous auriez peut-être intérêt à y consacrer plus d’attention. En considérant tout le processus – c’est-à-dire tout ce qui se passe avant, pendant et après une absence –, vous diminuez le risque d’absentéisme, vous favorisez une bonne réintégration et vous limitez le risque d’absences de longue durée répétées.

Avant l’absence

L’idéal est bien entendu de prévenir autant que possible les absences. Il s’agit souvent de repérer certains signaux à temps. Vous constatez qu’un collaborateur n’est pas bien dans sa peau ces derniers temps, qu’il souffre de gênes physiques ou qu’il a des comportements anormaux ? C’est peut-être un signal d’alarme : dans ce cas, il peut s’avérer utile de lui demander s’il y a un problème, et si oui, quelle solution peut être envisagée. Les problèmes identifiés à temps peuvent être résolus avant d’aboutir à des situations plus graves et à des absences plus longues, par exemple en adaptant légèrement le régime de travail ou via du mobilier de bureau plus ergonomique.

En tant que dirigeant d’entreprise, il n’est bien entendu pas évident de détecter tous les signaux : vous devez penser à différentes choses à la fois, et vous n’avez pas toujours le temps de suivre vos travailleurs de près sur le terrain. Les autres collaborateurs et collègues ont donc aussi leur rôle à jouer. En tant que dirigeant d’entreprise, vous devez néanmoins veiller à ce que toutes les ressources internes et externes possibles soient connues : la personne de confiance, le médecin du travail, le conseiller en prévention aspects psychosociaux, etc. Informez vos collaborateurs de l’identité et du rôle de ces personnes et indiquez-leur où et quand ils peuvent les joindre.

Pendant l’absence

Si la situation conduit malgré tout à une absence de longue durée, il est important de garder le contact avec votre collaborateur, par exemple en lui passant régulièrement un coup de fil. Si vous ne le faites pas, le travailleur absent se posera toutes sortes de questions et sera en proie au doute : sur ce qu’il se passe dans l’entreprise, ce qu’il advient de certains clients, comment vont les collègues, etc. Dans certains cas, cela peut même donner lieu à un sentiment de délaissement ou d’isolement. En donnant de temps en temps des nouvelles à votre collaborateur, vous le tenez informé des actualités de l’entreprise tout en maintenant un lien personnel et une certaine relation de confiance. Vous évitez ainsi que votre collaborateur se tracasse à outrance, par exemple au sujet du suivi de son travail et de sa position au sein de l’entreprise.

Vous n’avez pas la possibilité de le faire vous-même ou vous préférez confier cette mission à quelqu’un d’autre ? Vous pouvez dans ce cas faire appel à une ressource externe, comme l’assistance Care 4 You de Securex. Un conseiller en prévention peut par exemple contacter votre collaborateur une fois par mois pour savoir si tout va bien et suivre l’évolution de la situation. En tant que personne neutre, ce conseiller peut aussi identifier les signaux favorables à une reprise du travail et aider à concrétiser celle-ci.  

N’oubliez pas non plus la communication à l’intention de vos autres collaborateurs : afin d’éviter les confusions, les malentendus ou les fausses rumeurs, vous avez tout intérêt à les informer clairement au sujet de l’absence et de la manière dont elle doit être compensée. Écoutez aussi leur point de vue. Attention : en cas de problèmes privés ou de santé, l’idéal est de convenir à l’avance avec le travailleur absent de ce que vous pouvez communiquer aux autres au sujet de son absence. 

Après l’absence

Malgré ces précautions, les absences de longue durée sont parfois inévitables. Dans ce cas, il s’agit de faciliter la réintégration pour toutes les parties. Trois éléments jouent un rôle à ce niveau, le plus important étant la préparation – qui doit en réalité déjà commencer pendant l’absence. Cette préparation consiste à abaisser au maximum le seuil de reprise du travail et à faire sentir au collaborateur que son retour est le bienvenu. Cela peut se faire par téléphone ou en invitant le collaborateur au bureau, afin de voir comment il envisage son retour au travail et ce qu’il préfère : se remettre dans le bain tout de suite en étant en contact avec les clients, d’abord consulter calmement tous ses mails sans prendre le téléphone, être briefé par un collègue concernant les actualités de l’entreprise, etc. Vous permettrez ainsi à votre collaborateur de retrouver lui-même son rythme de travail.

Passez aussi des accords clairs concernant le travail proprement dit : quelles tâches sont éventuellement à adapter, comment mieux répartir la charge de travail, une période de transition est-elle nécessaire, et si oui, pendant combien de temps, etc. ? Ici aussi, n’oubliez pas de briefer clairement les autres collaborateurs.

Enfin, ne pensez pas trop vite que tout est rentré dans l’ordre : une attention et un suivi permanents sont nécessaires. Prenez par exemple des nouvelles de votre collaborateur une semaine après son retour et assurez un suivi régulier. Vous pourrez ainsi repérer d’éventuels nouveaux signaux à temps et vous multiplierez les chances de réussir la réintégration.

Elisabeth Van Steendam

Elisabeth Van Steendam

Elisabeth Van Steendam est titulaire d’un master en théorie agogique de la VUB et d’un master complémentaire en Business Administration obtenu à Barcelone. Elle est actuellement consultante en absentéisme chez Securex, où elle a précédemment occupé les fonctions de HR Officer et Partner Advisor.