Tour d'horizon en 10 questions-réponses

En quoi consistent le leasing et la gestion de flotte pour votre entreprise ? Comment fonctionnent ces systèmes et quels sont leurs avantages ?

Bizcover a rencontré Laurent Mélignon, manager external sales d'Arval, n° 1 en leasing opérationnel et en gestion de flotte en Belgique, en Europe et dans le monde.

1. En quoi consistent le leasing opérationnel et la gestion de flotte ?

L.M. : « Nous prenons en charge toutes les responsabilités liées à votre voiture ou à votre parc automobile. Du financement de l'achat, du budget mensuel à l'ensemble des services qui en découlent : entretien régulier, remplacement des pneus, véhicule de remplacement, assurances, taxes... Nous couvrons tous vos frais au moyen d'une facture mensuelle.

Nous vous fournissons aussi des conseils spontanés sur comment optimiser votre carpolicy ou l'ensemble de vos accords. Ou encore sur la manière de sensibiliser votre personnel à une conduite plus économique ou plus prudente. Nous donnons aussi des conseils spécifiques permettant de faire davantage d'économies. »

2. La gestion de flotte est-elle uniquement réservée aux grandes entreprises ? À partir de combien de voitures parle-t-on de « flotte » ?

L.M. : « C'est possible à partir d'une seule voiture. En effet, chaque client B2B est le bienvenu chez nous. L'avantage consiste à budgétiser parfaitement vos coûts. Vous payez un prix fixe par mois. En outre, vous ne serez plus jamais confronté à des frais imprévus vu que tous les frais s’étalent sur la durée du contrat. »

3. Pourquoi externaliser ce service ? Pour une grande entreprise, n'est-il pas plus intéressant d'organiser la gestion de flotte en interne ?

L.M. : « Évidemment, vous pouvez tout faire vous-même. Mais ce n'est pas pour cela que vous ferez systématiquement mieux ou à moindre coût. Généralement, une personne du service RH ou Achats reprend cette tâche dans ses attributions et la gère à la va-vite, probablement par manque de temps. Souvent, après ses heures de travail. Des tâches de contrôle, de reporting et de sensibilisation viennent s'ajouter à sa charge de travail habituel. La gestion de flotte est un métier à part entière.

Un spécialiste en la matière connaît son métier sur le bout des doigts. Il dispose des bons contacts. Il conclut de meilleurs accords en termes de procédure. Tout est traité plus rapidement. Pour vous donner une idée : Arval gère presque 50 000 véhicules rien qu'en Belgique. Quant aux pneus, nous en achetons plus de 60 000 par an, ce qui nous donne davantage de pouvoir de négociation lors des achats et vous permet de bénéficier de tarifs intéressants. Il en va de même pour l'entretien, les assurances, l'assistance... »

4. Puis-je encore externaliser la gestion de flotte si j'ai déjà acheté mes voitures ?

L.M. : « La gestion de flotte est un volet auquel il faut consacrer beaucoup de temps et d'argent. On est rarement certain de payer le prix correct. Actuellement, vous payez peut-être déjà plus pour la voiture et ce sera probablement aussi le cas pendant toute la durée de vie du véhicule, lors des entretiens et si certaines pièces doivent être remplacées. Heureusement, vous pouvez basculer vers le leasing opérationnel même après avoir acheté vos véhicules. Nous rachetons votre parc automobile et nous reprenons toutes vos tâches et les risques liés à celui-ci. Vous bénéficiez, du coup, de tous les avantages opérationnels et financiers. »

5. De quel ordre sont les tarifs ?

L.M. : « Nous vous proposons un prix all-in-one défini sur base de plusieurs paramètres. Le nombre de kilomètres. La durée du contrat : à partir d'un jour, d'un mois ou de 24 mois. Les services que vous prenez ou non en supplément. Avec ou sans véhicule de remplacement ? Quel type d'assurance ? Lorsque nous établissons une offre, c'est du sur mesure.

L'amortissement mensuel, l'entretien et les pneus constituent des paramètres obligatoires. Nous tenons évidemment à ce que nos voitures restent en bon état. Cela profite à tout le monde.

Ce type de prix all-in-one présente l'avantage de vous éviter de mauvaises surprises et des frais imprévus. Même en cas de visite approfondie au garage, vous savez parfaitement où vous en êtes et ce, pendant toute la durée du contrat.

Les frais qui ne sont pas compris sont généralement liés au style de conduite. C'est le cas, par exemple, de la franchise en cas d'accident. Les frais anormaux, découlant souvent d'une négligence, ne sont pas non plus couverts par la provision. Nous savons à quelle fréquence une voiture doit aller au garage, à quel moment les plaquettes de frein doivent être remplacées. C'est ce qui fait notre expertise. Un comportement anormal au volant n'est pas repris dans la provision. 

Si vous achetez une voiture, cela vous coûtera 15 000 euros en une fois. Si vous optez pour le financement, vous serez confrontés à d'autres frais. Un mois, vous ne recevez aucune facture. Le mois d'après, vous en recevez trois. Vous connaissez sans doute le prix d'achat de la voiture, mais vous ignorez le coût total de son utilisation dans les années à venir. C'est un grand point d'interrogation. Chez nous, l'offre vous permet de savoir exactement combien vous payerez. »

6. Vous chargez-vous également de l’entretien des voitures ?

L.M. : « Cela dépend du type de contrat. Si un message s'affiche sur le tableau de bord, c'est qu'il est temps de porter la voiture à l'entretien. Appelez-nous et nous planifions un rendez-vous au moment qui vous convient, dans le garage de votre choix.

Vous n'avez pas de temps à perdre ? Nous avons aménagé un "espace de travail" équipé du WiFi où vous pouvez continuer à travailler tranquillement. En fonction de votre contrat, nous prévoyons un véhicule de remplacement. Le garagiste peut également venir chercher votre voiture ou vous passez au pitstop pour les interventions rapides. »

7. Il n’est pas toujours évident d’attendre sa voiture pendant la durée de l'entretien. Celle-ci peut-elle être réduite si vous choisissez le garage ?

L.M. : « Les délais d’attente sont réduits dès la commande de la voiture, pour son immatriculation et, plus tard, les entretiens. Nous ne collaborons pas avec tous les garagistes évidemment. Nous travaillons uniquement avec une sélection d’entre eux avec lesquels nous signons un SLA, un Service Level Agreement. Ce contrat reprend nos accords et nos procédures, assurant ainsi une collaboration optimale et une vraie fluidité. Grâce à des accords clairs, nous gagnons du temps. En résumé, nous choisissons le garage, mais vous bénéficiez des avantages. »

8. Puis-je faire comptabiliser l'intégralité de ce budget comme frais professionnels ?

L.M. : « Cela dépend. En théorie, plus la voiture est écologique, plus elle est déductible. Les voitures électriques, par exemple, sont déductibles à 120 %. Pour certains paramètres, la déduction est fixe : le carburant (75 %), l'assurance (75 %), les intérêts (100 %)...

Voilà pourquoi nous vous fournissons un aperçu fiscal détaillé qui vous indique le montant exact que vous pouvez déduire. Véhicule par véhicule.

Si vous choisissez vous-même votre voiture ou votre parc automobile, vous recevrez toutes les factures séparément liées à l'achat du véhicule : factures de garage, de votre assureur, de la taxe de circulation... Vous – ou votre comptable – devez traiter chaque facture séparément, ce qui vous prend aussi du temps. Et vous coûte de l'argent. Chez nous, vous recevez une facture par mois. Tout ce qui est fiscalement déductible est bien distinct et figure dans un aperçu détaillé. »

9. Le leasing opérationnel et la gestion de flotte seraient-ils victimes de préjugés ?

L.M. : « Certains directeurs d’entreprise pensent peut-être que nous facturons trop. Pourtant, tout est calculé à la virgule près. Avec un système all-in-one, vous payez une provision pour chaque poste.

Prenez, par exemple, le véhicule de remplacement. Si vous n’utilisez pas ce service, vous allez bien évidemment penser que vous payez trop. Jusqu'au jour où vous en aurez besoin.

D'autres ne nous trouvent pas suffisamment transparents en fin de contrat. A ce sujet, il est bon de savoir que nous travaillons avec Rentanorm, une norme d'expertise impartiale fixée par une organisation indépendante. Nous disposons donc d'une liste reprenant le prix de tous les sinistres et la communiquons à l'avance. Il va de soi que vous devez prendre soin du véhicule. Par exemple, un pare-chocs endommagé qu'il faut repeindre à la fin du contrat coûte une fortune.

Nous supportons tous les risques liés à chaque poste de votre contrat. C'est ce que nous appelons la "mutualisation". La couverture des risques. Évidemment, en tant qu'entreprise, vous pouvez décider de vous charger vous-même de ces risques. Nous les retirons alors du contrat. Tout est négociable. Quant à définir à qui profite vraiment ce système, je vous en laisse seul juge. »

10. En quoi vous distinguez-vous de la concurrence ?

L.M. : « En cas d'intérêt, nous commençons par scanner votre carpolicy. Existe-t-elle déjà ? Quels sont les accords actuels ? Comment les personnes choisissent-elles leur voiture ? Qu'a-t-il été convenu en matière de taxation ? Comment les budgets ont-ils été élaborés ? Nous examinons ensemble les points que nous pouvons ajuster sans bouleverser votre philosophie d'entreprise.

En outre, vous recevez chaque année une analyse de votre flotte. Faut-il interpeler certains conducteurs ? Tout le monde présente-t-il son véhicule à temps à l'entretien ? Existe-t-il un risque d'endommager le moteur ? Les amendes sont-elles trop nombreuses ? Qui a intérêt à suivre un cours de conduite économique pour diminuer les coûts de carburant ? Tous ces points sont abordés dans notre analyse annuelle de votre flotte. En cas de besoin, cette analyse peut également être réalisée en cours d'année. Nous ne vous fournissons pas seulement la voiture : nous vous aidons à gérer la flotte de A à Z.

Nous examinons votre budget mobilité dans son ensemble. Par exemple, peut-être que tout le monde n'a pas besoin d'une voiture à plein temps ? Toutefois, l'époque où tout le monde possèdait une voiture de société est révolue. C'est pourquoi nous proposons également de partager les voitures entre collègues ou, par exemple, de combiner une voiture électrique avec une voiture familiale pour les vacances. Nous pouvons aussi proposer une voiture avec un vélo de votre choix ou avec un abonnement de train. Nous sommes à l'écoute de vos besoins et de vos souhaits et recherchons la solution parfaitement sur mesure pour vous. »

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